コラム
» 2018年10月30日 06時00分 公開

デジタル化で業務効率アップ:「電子文書」と「電子化文書」は全く違う! ペーパーレス化の注意点とは? (3/3)

[トレードシフトジャパン編集部,ITmedia]
前のページへ 1|2|3       

国税関係書類の保存要件

 電子帳簿保存法では、税関係帳簿書類の電子保存要件が規定されていますが、要点をまとめると以下のようになります。

photo スキャナー保存と電子取引の保存要件の違い

 図上段の、文書をスキャンし紙文書を破棄する「スキャナー保存」では、もともと紙の文書からスキャンした画像データに「原本を置き換える」処理であるため、保存の際の規定が細かく定義されています。スキャナー保存では文書の改ざんを防止するタイムスタンプおよび適正事務処理規定の整備と、事前の税務署長の承認が必要です。通常、タイムスタンプを付与するには、国が定める時刻認証事業者からタイムスタンプを購入する必要があるほか、文書の変更履歴などを管理するには専用システムの導入が必要となります。

 これに対し図下段の「電子取引」の場合は、タイムスタンプを付けて保存するか、法律上定められた適正事務処理規定に沿って文書の変更や削除ができないようにする、もしくは変更や削除があっても履歴が残る仕組みがあれば税務署長の承認を得る必要はありません。また、電子取引では文書の管理だけでなく、取引自体がデータで行われるため、業務のスピードアップや非効率なデータ転記作業などを減らすことができます。

 世界に目を向けると、電子取引、特に請求書の電子化は国によっては義務化されており、国や公共機関に対する請求については紙の請求書を認めない国も増えています。請求書に限らず、今後は紙の文書が認められないケースも増えていくものと思われ、文書のデータ化の最終形は電子取引であると言っても良いでしょう。

経営上のリスクも低減させる文書の電子化

 電子化文書と電子文書の違いはご理解頂けましたでしょうか?

 スキャナー保存と電子取引のどちらを選択するかは、導入する企業の状況や取引環境により変わってきますが、どちらも文書のボリュームが増えれば増えるほど、紙文書よりもメリットがあることがご理解頂けたのではないでしょうか。

 また、文書の電子化は保管や管理の効率化だけでなく、昨今社会的な問題にもなっている文書の改ざんや、災害などにより文書が物理的に破損・消滅するリスクの低減も可能です。

 文書の電子化について、検討してみてはいかがでしょうか。

前のページへ 1|2|3       

Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.

アクセスランキング
  • 本日
  • 週間