コラム
» 2019年11月14日 10時29分 公開

権限委譲がカギ:会議の時間、なぜ「1時間」? 日本MSの「週休3日」 実現の裏にはグローバル基準の「30分会議」 (1/2)

日本MS「週休3日」の裏には「30分会議」の存在があった。そもそもなぜ会議は1時間が基本なのか。日本MSの広報担当者によるとグローバル基準では30分会議がメジャーらしい。Outlookの設定時間も、デフォルトは30分だ。では、どのようにすれば会議の時間をコンパクトにできるのか。

[鬼頭勇大,ITmedia]

 日本マイクロソフト(日本MS)は2019年8月、「ワークライフチョイスチャレンジ2019夏」と称するプロジェクトの目玉として「週休3日制」を一時的に導入し、大きな話題となった。これを可能にした1つの要因が「30分会議」だ。

日本MSは19年夏、一時的に「週休3日制」を導入した

世界基準は「会議=30分」?

 日本MSでは、もともと業務の効率化アイデアの1つとして、30分会議を取り入れていた。同社では07年に在宅勤務制度を導入したことを皮切りに、働き方の効率化を推進。16年には、いわゆる「コアタイム」を撤廃するなど、働く場所にとらわれない環境を整備してきた。その結果、10年ほどで年間60万時間の労働時間を削減できたという。

 日本企業の中では先進的な取り組みを進めて成功しているかのように見える日本MSだが、一方で世界各国のマイクロソフトと比較するとまだまだ無駄は多いという。例えば、メールに費やしている時間は、各国と比較すると24%も多い。また、会議においても17%の時間と、11%の人員が各国と比べて多く費やされているというデータが出ている。

 そこで、もともと一部で取り入れられてきた30分会議を推進。何となく「60分」に設定しがちな会議を一度見直し、時間を短縮できるものは30分に設定するようにした。日本MSの広報担当者は、「各国のスタッフと会議をするときも、よくよく考えると30分が基本だった」と話す。実際、マイクロソフトのソフトウエア「Outlook」で会議の設定をするときも、「30分」がデフォルトになっている。

確かに、Outlookでのデフォルトは「30分」(「Outlook 2016」画面キャプチャ)
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