新型コロナに苦慮するイベント主催者がオンラインイベントをやってみた：中止？ 延期？ オンライン？（2/4 ページ）

[酒井真弓，ITmedia]

正しい判断？　過剰反応？　オンラインイベントへの変更

　筆者が所属するアイティメディアのイベントチームは、2月18日、事態が収束するまで、全ての主催イベントをオンラインイベントに切り替えることに決定。翌週明け25日、最初のオンラインイベントとなる「＠ITセキュリティセミナー東京」を開催した。冒頭で述べたように、準備期間は3.5営業日。普段あまり交流のなかった部門同士も連携し、以下の対応を行った。

【申込者への対応】

• 告知サイトへの情報反映
• メルマガ等で読者にオンラインイベントへの切り替え告知
• すでに申込みいただいた方への連絡
• ご質問等への対応

【協賛社への対応】

• 営業担当への周知（2回社内説明会を実施）　
• 協賛12社への説明
• 当日の流れや本番中の留意点など整理し、説明
• ご質問等への対応

【登壇者への対応】

• 登壇者12人への説明
• 当日の流れや本番中の留意点など整理し、説明
• ご質問等への対応

【運営対応】

• 配信プラットフォームの設定
• 通常紙で実施していた協賛社アンケートのWeb化
• 機材や会場のネットワークテスト
• 運営マニュアル、進行台本の書き換え
• 来場者向けに準備していた諸々のキャンセル
• 当日来場してしまった方への対応準備

【広報対応】

• プレスリリース作成、配信

　オンラインイベントに舵を切った理由はいくつかあるが、最も大きかったのは、やはり参加者、協賛関係者の健康・安全面へ懸念だ。「＠ITセキュリティセミナー東京」だけでも申込者は800人に達していたが、2月17日を境に参加のキャンセルが急増。読者が不安を感じている様子がうかがえた。

　アイティメディアには以前から、会場でのイベントを企画・運営するフィジカルイベントチームの他に、オンラインイベントプラットフォーム「ON24」を有するバーチャルイベントチームがある。そのため、2009年からセミナーや展示会のようなイベントをオンラインで開催しており、ノウハウはあった。ただ、フィジカルイベントチームは、会場で読者と触れ合えるイベントに愛着もある。オンラインで実施することに理解は示せたものの、「受け入れるまでに2日かかった」というメンバーもいた。

　「情報が錯綜（さくそう）する中、どこまでが正しい怖がり方で、どこからが過剰反応なのか分かりませんでした。でも、協賛社のみなさん、登壇者のみなさんが快く理解を示してくださり、今回の決定は間違ってはいなかったんだと思えました」（イベント企画チーム 小野田涼子氏）

　申込者にオンラインイベントへの変更を連絡した際には、ねぎらいや激励のメッセージを返してくださる方もいた。それが現場にとってどんなに救いだったか。こんな状況で、われわれがたくさんの方に支えられて情報発信ができていることを改めて実感した。