日本を変える「テレワーク」
コラム
» 2021年01月25日 07時00分 公開

「郵便物のための出社」をなくす方法 書類の山をまとめてデータ化リモートワークを止めないSaaS

会社に大量に届く郵便物。総務などが宛名を確認して、担当者別に振り分けているだろう。リモートワークの大きな障壁になる「郵便物のための出社」をなくす方法とは。

[武内俊介,ITmedia]

連載:リモートワークを止めないSaaS

筆者は3年以上前からリモートワークを実践。現在、経営している会社でも全従業員がリモートワークで働いていて、業務を滞りなく進めるためにさまざまなITツールを活用している。本連載では、リモートワーク下において生じる課題に対して、ITツールを活用して対応するための方法を具体的に解説したい。

 2回目の緊急事態宣言が発出され、政府はリモートワーク導入による出勤者7割削減を呼びかけているが、実際に削減できている会社は2〜3割といったところだろうか。現場にいかなければ成り立たない仕事もあるため、筆者も全ての会社員が在宅勤務をするべきと言うつもりは毛頭ない。しかし首都圏の出勤者の多くを占めるデスクワーカーは、企業側の準備さえ整っていれば即座にリモートワークができるはずだ。

 もはやリモートワーク対応は福利厚生ではなく、リスクに対する備えとして取り組まなければいけない類いのものになった。その取り組みの中で、多くの日本企業にとって大きな障壁になっている郵便物や書類のデータ化について本稿で取り上げる。

photo 写真はイメージです(提供:ゲッティイメージズ)

会社に届く郵便物を電子化する方法

 業務上のコミュニケーションの中心はメールやチャットに移行しているが、いまだに会社には大量の郵便物が届いている。請求書や契約書などの重要な書類から、宣伝目的のダイレクトメールなど内容はさまざまだ。

 多くの会社では、メール室や総務が宛名を確認して、担当者別に振り分けているだろう。担当者は、郵便物の確認や整理のために出社しなければいけない。こうした問題を解決するために、会社に届く郵便物を全てデータ化できるサービスを紹介したい。

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