「何かあったら困るから」をどう解消する？ 道半ば「総務のテレワーク」を推し進めるカギ：「総務」から会社を変える（3/3 ページ）

[豊田健一，ITmedia]

　この「何かあると困るから」の「何か」とは、いったい何なのか。突き詰めれば、まだテクノロジーに移管できていない、現場の範疇（はんちゅう）でない面倒な雑用を誰かに振りたいから、そのようにいっているケースが大半なのだと思う。では、この「何かあるから」という課題を解消する手だてはないものだろうか。

総務は便利な「何でも屋」か（出所：ゲッティイメージズ）

　多くの企業で取り入れられているのが、「総務のメニュー表」である。今までは総務に問い合わせて対応してもらっていたものごとを、FAQ形式のようにして「総務に依頼するなら、まずここを見て調べてください」「それでも分からなければ依頼してください」というようにワンクッションを設けるのだ。簡単なものであれば、現場社員が自ら検索し、自己完結できる仕組みである。

　これにより、総務に入る問い合わせが8割ほども削減できた、という企業もあるほどだ。その結果、レアケースのみ総務に問い合わせが入るようになり、そのレアケースも数が増えてくれば、新たなメニューとして追加していき、どんどんと現場で自己完結できるように仕向けることで、総務の負担を大きく軽減できる。総務が現場にいなくとも問題解決できる体制ができ、総務もいよいよ完全なテレワークが実現できるはずだ。

著者プロフィール・豊田健一（とよだけんいち）

株式会社月刊総務　代表取締役社長　『月刊総務』編集長

早稲田大学政治経済学部卒業。株式会社リクルート、株式会社魚力で総務課長などを経験。現在、日本で唯一の管理部門向け専門誌『月刊総務』を発行している株式会社月刊総務の代表取締役社長、『月刊総務』の編集長。一般社団法人ファシリティ・オフィスサービス・コンソーシアムの副代表理事や、All Aboutの「総務人事、社内コミュニケーション・ガイド」も務める。

著書に、『マンガでやさしくわかる総務の仕事』（日本能率協会マネジメントセンター）、『経営を強くする戦略総務』（日本能率協会マネジメントセンター）