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» 2021年11月04日 07時00分 公開

日本から「雑務」がなくならないのはなぜ? 震源地は“東京のど真ん中”新連載:沢渡あまねの「脱アナログ庁」(1/4 ページ)

印刷、押印、製本、郵送、書留、FAX、出頭、PPAP、印紙、注文請書……。日本から無数の“雑務”がなくならないのはなぜなのか。その原因はどこにあるのか? 多くの企業や自治体、官公庁などで業務改善支援を行ってきた沢渡あまね氏が考察する。

[沢渡あまね,ITmedia]

新連載:沢渡あまねの「脱アナログ庁」

印刷、押印、製本、郵送、書留、FAX、出頭、PPAP、印紙、注文請書……。日本から無数の“雑務”がなくならないのはなぜなのか。いつになったら、私たちはスマートに働けるのだろうか? 本連載では350以上の企業や自治体、官公庁などでの組織や業務の改革支援を行ってきた沢渡あまね氏が、働き方の“悪しき常識”に疑問を呈し、改革への道筋を探っていく。

 とにかくこの国は雑務が多い。「事務作業大国日本」と言っても過言ではないだろう。

 何かにつけて書類を記入・提出させたり、紙やハンコ、製本などを求めたりするビジネス慣習や業務プロセス。それらのビジネス文書の作文が不適切なら差戻し(国語の授業ですか)。

 おまけに証書の切り貼りを求め(図工の授業ですか)、ご丁寧に「書留で送れ」などと指示してくるものだから、目も当てられない。

 その依頼文書は行政機関や取引先から、ある日突然、郵送またはメールで送られてくる。添付ファイルはお約束のように「PPAP」(添付ファイルzip圧縮、パスワード別送)。もはや様式美である。

 こうした雑務は全てコストだ。何の付加価値もキャッシュも生まない。ともすれば、相手(取引先や申請者など)にタダ働きを強いるだけの悪しき慣習である。国のGDPも生産性も下がる。

悪しき慣習、事務作業(提供:ゲッティイメージズ)

働き手のエンゲージメントを下げる雑務

 最近、日本の組織の雑務の多さを指摘する記事を目にした。

 アドビが日本や米国など7カ国で行った働き方に関する調査を紹介する記事で、タイトルだけで日本の後進国っぷりが情けなく悲しくなるが、筆者が最も気になったのは最後のこのくだりである。

 「業務時間中に雑務にかける時間の割合を聞いたところ、日本が35.5%と7カ国中最多だった。来年転職したいかどうか尋ねたところ、日本では39%が転職を考えていた」

 残念ながら、やはり日本の組織は雑務まみれの事務作業大国であると認めざるを得ないようだ。なおかつ、雑務は組織の生産性の足を引っ張るのはもちろん、専門性の高い人や成長意欲のある人のエンゲージメント(組織や仕事に対するロイヤリティーや帰属意識)を無駄に低くし、退職に誘う。

 それにしても、なぜこの国はこんなにもひどい事務作業大国になってしまったのであろうか?

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