会議を「全員やる気を失う時間」にしてしまう、3つのありがちな社内ルール：「キレイごとナシ」のマネジメント論（4/6 ページ）

[横山信弘，ITmedia]

会議の生産性を上げる3つのルール

　反対に、生産性の高い会議にするルールには次の3つのポイントがある。一つ一つ解説していこう。

1. ルールを3つ以内に抑える
2. チェック機能をシンプルにする
3. 例外なく罰則を適用する

　多くのルールは覚えにくい。だから絶対に守るべきルールは3つ以内に抑える。そうすれば社員全員が意識しやすくなり、守られやすい。例えば「資料の準備」「時間厳守」「発言義務」などだ。

良い会議にしよう

• 「ルールに則った資料を事前準備して前日までにAさんへ送ること」
• 「会議は5分前集合」
• 「会議中、必ず一回は発言すること」

　これぐらいがちょうどよい。

　チェック機能も複雑にしてはいけない。もし情報システムで管理しているのであれば、入力すべき内容はシステムで制御できる。誰が見ても「守れているか、守れていないか」が分かるものにすべきだ。

　例えば営業管理シートで「顧客視点の理由」を書かせるのではなく、「Yes／No」で答えられる項目にするなど、パッと見て分かる資料を作ることも大事だ。

　「罰則の適用」も重要だ。たとえ社長であっても、役員であっても、ルール違反は許されないという姿勢を見せることで、組織全体の規律が高まっていく。罰則に一貫性がないと、ルールの尊重は失われてしまう。

　明確なペナルティーはなくてもいいが、

　「会議資料は事前に目を通すことがルールになっているだろう。今度、ルールを守らなかったら会議に出てこなくていい」

　これぐらいの厳しいフィードバックを、会議の主催者はすべきだろう。