総務は「誰でもできるなんでも屋」か そんな過小評価を覆す、たった一つの方法：「総務」から会社を変える（1/2 ページ）

[豊田健一，ITmedia]

　「Aさんが不在なので、戻ってきたら対応しますね」

　「Bさんが休暇中なので、復帰してからで間に合いますか？」

　総務の仕事は「多品種少量」だ。各項目について担当が割り当てられ、その人が不在だと途端に業務が停滞してしまう。こうなると当然ながら、総務の評判は低下する。

　本来ならば、業務を可視化・標準化してマニュアルを作成し、誰でも対応できるようにしておくこそが、社内のサービス業である総務の目指すべき姿だ。

　冒頭のような、誰でもできる仕事を担当者1人が抱え込んでしまう状態は、悪い属人化といえる。一方で、属人化には良いケースがあるのをご存じだろうか。

「良い属人化」と「悪い属人化」の違いとは？（出所：ゲッティイメージズ）

「良い属人化」と「悪い属人化」の違い

　良い属人化とは、専門性があることを指す。ファシリティマネジメントやリスクマネジメント、AIなど、あるカテゴリーに特化した専門家になることが良い属人化である。

　総務は、現場社員から「何でも屋」「誰でもできる仕事」と思われがちである。現場社員は必要な時しか総務との接点を持たないため、総務の仕事にどれだけの専門性が必要なのか知る機会が少ないからだ。

　問題なのは、総務パーソン自身も同じように感じている点だ。総務一筋のキャリアを歩んできた人は「自分には知識やスキルがない」と思い込んでいることが多い。

　総務が担う業務の中には、専門性やスキルが必要なものが確実に存在している。しかし、それらが表には出てこないため、総務パーソンも現場社員も「普通にできて当たり前」だと感じてしまっている。