企業間コラボレーションのススメ：第1回（2/2 ページ）

[石原 悠（サイボウズ），ITmedia]

　前ページで解説したような企業間の仕事を進めていく上での問題を解決するためのツールのひとつに、「サイボウズコラボレックス」があります。サイボウズでは、だれでも簡単に使えるユーザーインターフェースを採用したグループウエア「サイボウズ Office」シリーズの開発・販売を手がけており、2004年4月末で1万8000社、2万5000部門のお客様に使われています。

「サイボウズ コラボレックス」のトップページ（クリックで拡大します）

「コラボレックス」は企業間の仕事を円滑に進めるための「情報共有の場」を提供するコラボレーションツールです。ASP形式のWebアプリケーションのため、専用クライアントソフトのインストールなども必要なく、だれでも簡単に使うことができます。また、いたってシンプルなものなので細かい運用ルールを規定する必要がありません。

　コラボレックスは、共有フォルダ・電子会議室・タスクチャートの3つの基本アプリケーションから構成されています。

• 共有フォルダ：ファイルを簡単に共有できる
• 電子会議室：メール・電話・Faxなどで行っていたやりとりをすべてログに残せる
• タスクチャート：仕事の依頼や日程を共有・管理できる

　これら3つのアプリケーションには、社外のコミュニケーションで特に重要になる「いつ」「だれが」「何を」「どうした」がわかるようになっています。

左が共有フォルダ、右が電子会議室の画面

こちらはタスクチャートの画面

　ファイルの共有も簡単にできファイルごとにコメント・注意書きなどもつけることが可能です。メール・メーリングリストで行っていたやりとりを残しながらできるので、情報が発散することもなく経緯を探すことが簡単になります。細かい仕事の依頼も残せるので忘れられることがなくなります。「コラボレックス」を使うと仕事・仕事の関連情報が俯瞰できます。

　一般的なWebアプリケーションだと、各メンバーのBookmarkに登録するなどして、使ってもらうことが必要になります。「コラボレックス」はユーザー登録を行った後は、登録時のアドレスに自動でアクセスURLが書かれた招待メールが送信されます。これによりユーザーに使ってもらうように周知する労力も生じず、簡単に導入できます。

　各アプリケーションに情報が登録されたときも、登録内容がアクセスURL付きでメール配信されるようになっており、いつでも簡単に連絡・伝達できます。一度ユーザー登録を済ませた後は、メールの受信先はメンバーが個人で設定可能で、携帯電話のメールアドレスなど任意のメールアドレスで最新の情報を受け取れます。最新の情報をメールで確認しつつ、全体の仕事・経緯をWeb上で確認できます。

　今回、この記事を執筆するにあたって、仮想の企業間プロジェクトとしてITmedia編集部と「コラボレックス」を使って注意点の連絡・進捗確認・原稿の入稿などのやりとりを行いました。

　次回は、この原稿のやりとりを例に挙げながら各機能の詳細、セキュリティ面についてみていきます。