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» 2006年04月26日 13時00分 公開

非定型データを扱うには――コラボレーションソフトウェアとXMLデータベース確実なコンプライアンス対策を実現する ドキュメント管理ソリューション(1/3 ページ)

社内で利用するドキュメントを共有する方法としてよく利用されるのが、ファイルサーバを用いてそこに共有するドキュメントを保管する方法だ。しかし、ファイルサーバによるドキュメント共有には、共有するドキュメントのバージョン管理が難しいなどの問題がある。これを管理する方法として、コラボレーションソフトによるドキュメント管理というソリューションがある。

[ITmedia]

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ファイルサーバによるドキュメント共有の欠点

 コンプライアンス対策、セキュリティ対策という側面から注目されるドキュメント管理だが、最も多くの企業にニーズのあるドキュメント管理と言えるのが、ワープロソフトや表計算ソフトで作成されたドキュメントの共有である。

 多くの企業で一般的なのが、部署単位でファイルサーバを構築し、ファイル単位でドキュメントを共有する方法。しかし、ファイルサーバを用意しただけでは、複数のメンバーが同じ文書ファイルを利用できるというだけにすぎず、ドキュメント管理とはとても呼べるものではない。

 部署単位で構築したファイルサーバでは、部署がまたがった情報共有にはまったく対応できない。メンバーが部署を異動したり、組織変更によって立場が変わったりしても、ファイルサーバで柔軟に対応することは難しい。そのために、部署をまたいだり、社外のパートナー企業も含んだりするプロジェクトでは、文書ファイルをメールでやり取りすることになる。

 こうしてやり取りされた文書ファイルは、正しくバージョン管理することが極めて難しい。同じバージョンの文書ファイルに対し、同時に複数のメンバーが修正、変更すれば、どれがオリジナルかわからなくなってしまう。また、メールに文書ファイルを添付することで、後述のセキュリティ上の問題も発生することになる。

 もちろん、WebDAVなどのインターネットプロトコルを利用し、部署を超えたファイルサーバを構築することも可能だが、文書ファイルをより多くのメンバーが扱えるようになるだけで、バージョン管理の問題、文書のセキュリティの問題などは何一つ解決できない。グループウェアのファイル共有機能も、基本的にはWebサーバにファイルをアップロード/ダウンロードする機能が追加されるのみと考えられる。

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