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» 2006年05月01日 07時00分 公開

コラボレーションソフトをどう使う?――オラクルでの文書管理解決法確実なコンプライアンス対策を実現する ドキュメント管理ソリューション(1/2 ページ)

オラクルのドキュメント管理ソリューションは、データベースから始まった。オラクルは、「Oracle 8i Database」でファイルやマルチメディアデータなどさまざまな非構造データを格納するための機能を用意。そのデータベースの機能と、コラボレーションソフトウェア「Oracle Collaboration Suite」によるコンテンツ管理機能を組み合わせ、ドキュメント管理の仕組みを提供している。

[ITmedia]

このコンテンツは、オンライン・ムック「確実なコンプライアンス対策を実現する ドキュメント管理ソリューション」のコンテンツです。関連する記事はこちらでご覧になれます。


快適な操作性を備えたコンテンツ管理機能

 Oracle Collaboration Suite 10gのコンテンツ管理機能には、あらゆるドキュメントを安全に効率よく管理する「Oracle Content Services」と、保存したドキュメントを記録管理する「Oracle Records Management」が用意されている。この2つの機能により、散在したファイルサーバやメールサーバのアプリケーションを統合して一元管理し、1つのシステムでのコンテンツ共有が可能にしている。

 Oracle Content Servicesは、従来バージョンの「Oracle Files」を強化し、ファイルサーバまたはファイル管理という位置づけから、コンテンツ管理を目的としている。エンドユーザーの立場に立った機能を充実させ、ユーザーのセルフサービス型でも、管理者監視型としても柔軟に使用できる。

 直感的なWebユーザーインターフェイスを採用し、使い慣れたWebブラウザからHTTP経由でOracle Content Servicesの最上位フォルダにアクセスできる。ファイル転送はFTP、FTPS、WebDAVに対応しており、ファイルへのアクセスはもちろん、右クリックを使った拡張機能、ファイルのアップロードやダウンロード、全文検索を含む高度な検索機能が利用できる。クライアント側にインストールする「Oracle Drive」により、エクスプローラを利用したファイルのドラッグ&ドロップ、ファイルを直接編集/保存できるインプレイス編集などの操作もサポートしている。オフライン機能も備え、ネットワークに接続していない環境でファイルを使用したり、次に接続した時点で同期を取ったりできる。

格納したドキュメントは、Windowsエクスプローラを利用して操作できる

 フォルダ単位で設定可能なバージョニング機能は、更新履歴数を指定できる「自動バージョニング」、「手動バージョニング」、常に上書きされる「無効」の3つの方法が選べる。また、編集中の共有ファイルをほかのユーザーが一時的に更新できなくするファイルのロック/アンロック、ファイルを明示的に取り出して編集し、バージョニング後に元の位置へ戻すポリシーベースのチェックイン/チェックアウトなど、優れたコラボレーション機能を装備する。

 Oracle Records Managementは、財務報告書をはじめ、メール、契約書など、ビジネスに関わる重要なドキュメントをフォルダ単位でレコードとして定義し、ビジネスプロセスの管理と連携したレコード管理システムを提供する。企業全体のレコード保持期間と保管場所の管理、アプリケーションおよびシステムレベルでのレコードの改ざんや削除による変更不可の設定など、ドキュメントのライフサイクルを管理する。また、Oracle Content Servicesと連携し、エンドユーザーレベルでコンテンツ管理からレコード管理までのプロセスをシームレスに実行できる。

ドキュメントライフサイクルをサポートするOracle Content ServicesとOracle Records Management
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