漏えいを防ぐドキュメント管理――ファイルをセキュアに保つポイントはこれだ：確実なコンプライアンス対策を実現する ドキュメント管理ソリューション（1/2 ページ）

現在ドキュメント管理が注目されている大きな理由が、情報の漏えいなどを防止するセキュリティ対策のひとつとして利用できるからだ。企業内に存在する情報を一括して管理し、不正なアクセスを防ぐために、ドキュメント管理システムにはどのような仕組みがあるのだろうか。

[ITmedia]

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企業内のドキュメント管理に求められるセキュリティ

　ドキュメント管理の最大の目的と言えるのは、情報の管理である。企業情報を管理することで最も重要なのが、情報漏えいを確実に防止するセキュリティ対策だ。

　電子データの情報漏えいで最も多いのは、メールを経由した情報の流出である。ビジネスのコミュニケーションを迅速化、円滑化する上でメールの存在価値は非常に高いが、その反面、重要な機密情報が漏えいしやすい手段だと言える。文書ファイルを簡単に添付できるだけでなく、メールのメッセージについても間違えた宛先に送ってしまえば、それだけで情報漏えいになる。また、BCCを利用すれば、故意による情報漏えいも簡単にできてしまう。

　ドキュメントそのもののセキュリティももちろん重要になる。どんな機密情報であっても、簡単にクライアントにコピーできてしまえば、持ち出しは可能だ。しかし、実際にはユーザーの管理に手を委ねているのが現状である。もちろん、すべてのドキュメントをセキュアな状態に保つことは困難だし、費用対効果も見合わないだろう。だが、ドキュメントを重要度で分け、企業のビジネスの根幹を支える機密情報は決して持ち出せない、あるいは持ち出しても閲覧できないような仕組みは考えるべきである。

　そして、紙に出力されたドキュメントのセキュリティ対策も考慮すべきである。電子データでは非常にセキュアに管理されていたとしても、紙に印刷したものが持ち出されてしまっては元も子もない。