メールでファイルを送るとなぜダメなのか：Groove 2007活用術（2/2 ページ）

[下村恭（ハンズシステム），ITmedia]

Microsoft Office Groove 2007のワークスペースでの「ファイル共有」画面

　Groove 2007は、比較的少人数でのコラボレーションで威力を発揮します。サーバを必要とせず、インターネットに接続されていればすぐにコラボレーションの環境が整います。

　では、メールで共有していたファイルをGroove 2007で共有するとどうなるのでしょうか。Groove 2007では共有するファイルがそれぞれのローカルハードディスクに保存されます。これをGroove 2007が自動的に同期させる仕組みになっています。誰かが自分のPCでファイルを更新した場合、お互いのPCがインターネットなどのネットワークを介してつながっている状態であれば、即座に更新が同期され、同じ情報を共有することができます。このとき、文書をまるまる同期するのではなく、変更された差分のみを通信しますので、大量の文書を共有している場合でも、同期にかかる時間は最小限で済みます。

　また、ローカルハードディスクに保存されるファイルは、すべて自動的に暗号化され、Groove 2007どうしで通信する場合も、すべて暗号化された状態で行われます。

　これだけでも、メールによるコラボレーションの欠点である、ファイルの管理や通信のセキュリティといった問題をカバーできます。またサーバが不要ながら、社外のメンバーとも情報共有ができる点も便利でしょう。

　Groove 2007には、ファイル共有のほかにもディスカッションや予定表の共有など、さまざまな機能があります。この連載を通して順に紹介していくことになります。

Groove 2007で予定表を共有する画面

　Groove 2007は単体で購入することもできますが、スイート製品であるthe 2007 Microsoft Office SystemのEnterprise Editionに含まれています。2007 Officeを企業全体で導入している場合、すでに皆さんのPCにインストールされているかもしれません。この点もお勧めする理由の1つです。

　導入されていない場合には、60日間の体験版が用意されていますから、そちらでまずは試していただくこともできます。

　とは言うものの、使い始めるにはどうしてよいか分からないこともあると思います。本連載では、Groove 2007を使ってコラボレーションをするやり方を詳しく紹介していきます。次回は、体験版をダウンロードし、インストールするところまでを解説します。