ニュース
» 2015年04月07日 08時00分 公開

企業内SNSの“理想と現実”:社内ソーシャル導入に失敗しないための「5つのステップ」 (2/3)

[伊佐政隆,ITmedia]

1、ターゲット業務を決めよう

 まずは社内ソーシャル導入のきっかけとなる「ターゲット業務」に当たりをつけましょう。

 社内ソーシャルの効果には、部門を超えた素早い情報共有や、効果的なノウハウ共有などが挙げられます。つまり、「遂行するためにスピードが求められる業務」や「複数部門での情報共有が求められる業務」などは、社内ソーシャルの導入でより効率的にプロジェクトを進められる場合が多いです。

 今回は、「イベント出展プロジェクト」をターゲット業務として想定してみましょう。

2、業務の役割分担とコミュニケーションパスを整理しよう

 ターゲット業務が決まったら、次はその業務の役割分担とコミュニケーションパスを整理しましょう。業務を進行するリーダーは誰か、各テーマについて情報を最も多く持っている担当者は誰かといった情報が分かれば、その後のステップがスムーズに進みます。

photo 役割分担とコミュニケーションパスの例

3、情報共有の手段を洗い出そう

 業務の役割分担とコミュニケーションパスを整理したら、それらの情報共有のために現在どのようなツールが用いられているかを確認しましょう。

 ここでいう情報共有のツールとは、メール、グループウェアといったITツールだけでなく、会議や紙の報告書といったオフラインのものも含みます。例えばイベント出展業務の場合、以下のような情報共有が発生しているはずです。

  • イベントブースのコンセプトを決める全体会議
  • 誘致するメディア一覧を広報部門からメンバー全体に共有するメーリングリスト
  • イベント担当者と営業部でスタッフ配置について相談するグループウェア
  • 代理店との打ち合わせ内容をメンバー全体に共有する紙の報告書
  • 製品販促担当者とイベント担当者間の個別メール

4、プロジェクトのボトルネックを定義しよう

 コミュニケーションパスと情報共有の手段を明らかにすれば、プロジェクト全体のフローも可視化できます。この段階までくれば、プロジェクト運営を滞らせている“ボトルネック”も見えてくるはずです。

 ボトルネックを定義するコツとしては、情報共有のツールを目的別で大きく2種類に分けることをおすすめします。

リアルタイムに情報共有を行い、特定の業務を進行させるツール

  • 電話
  • 個人間でのメール

意思決定やそのプロセスを共有し、プロジェクト全体の進行を確認するツール

  • 会議
  • メーリングリスト
情報共有の種別 ツール(1) ツール(2)
リアルタイム共有 電話 個人間でのメール
ストック型共有 会議 メーリングリスト

 たとえば電話やメールは、リアルタイムに近い情報共有を可能にするので、限られたメンバーで素早く業務を進めるにはぴったりのツールです。しかし、そこでのやり取りはプロジェクト全体の記録としては残りません。

 少人数で完結する業務であれば問題にならないことも多いですが、関係者が増えたとたんに確認事項も増えたり、過去の経緯をたどるためにメールをさかのぼる必要が出てきたり……と、多くのメンバーの時間を無駄にしてしまうケースが多いです。また、一部メンバーの業務はスムーズに進んでも、周囲とうまく情報共有できておらずプロジェクト全体のコストが増大する――というのもよくある話です。

Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.

注目のテーマ