第3回 9月中には「マイナンバー開始の告知」をしよう：伊藤塾長の「実践マイナンバー 早わかり3分講座（緊急編）」

「具体的に何をすればいいのか」と模索する企業の担当者へ向け、やることをスッと理解できるマイナンバー実務Tips。今回のテーマは「従業員への告知時期と内容」です。

[伊藤健二＆大橋恵子（パイプドビッツ），ITmedia]

この連載は……

　2016年1月に始まるマイナンバー制度。企業側の対応について、まだ情報収集の段階であったり、実際の運用ルールの作成に悩みが山積している担当者は多いことでしょう。

　本連載『実践マイナンバー 早わかり3分講座』では、マイナンバーの収集から保管、委託先の管理といった、実際に現場で直面する具体的な課題に特化し、その実務の対応ポイントを解説していきます。連載の途中で必要に応じ、みなさまにミニアンケートなどを実施し、その結果も解説していきたいと思います。

塾長：伊藤健二（パイプドビッツ総合研究所 政策創造塾塾長）

パイプドビッツ総合研究所 政策創造塾 塾長／明治学院大学 学長特別補佐（戦略担当）。みずほ情報総研、慶應義塾大学にて7省庁の委員等で政策提言を行いつつ、産学官連携のプロジェクトを長年にわたって企画・推進する。慶應義塾大学では、産学官連携によりビジネスモデル研究・実践を行い、パイプドビッツと3年共同研究として三菱総研、みずほ情報総研など、さまざまなシンクタンクと連携した「政策創造プロジェクト」を推進し、政策創造塾を設立、塾長就任。2015年4月から現職。

進行と解説：大橋恵子（パイプドビッツ 経営ソリューション事業部長）

法律事務所勤務の後、会計系のベンチャー企業に8年勤務。人事、法務、経理業務を経て、経営企画部門にてISMSの取得業務にも従事。3年間、省庁の実証プロジェクトにてプロジェクトマネージャーを務める。2014年4月より現職。主に中堅企業の人事ソリューションのマーケティング・販売、中小企業向けの会計システムの企画・マーケティングに携わる。

　今回は「従業員への告知」について整理していきたいと思います。

　2015年10月以降、私たちに自治体からマイナンバーが付番された「番号通知カード」が届きます。企業がその後に従業員や税理士などの個人支払先からマイナンバーを収集するにあたって、どのように準備をしていくべきでしょう。

　企業は、10月以降に従業員などから円滑にマイナンバーを収集するためにも、2015年9月中には収集対象者にマイナンバー制度の概要と自社が収集することを告知しておいた方がいいでしょう。

　人事担当者などマイナンバーの業務に関わる方ならばその概要も把握していると思います。しかし、一般従業員の認知度はまだまだなのが現状です。

2015年6月後半時点のマイナンバー制度の認知率と認知内容（出典：クロス・マーケティング「マイナンバー制度に関する調査」（調査期間：2015年6月19日〜6月22日）より）

　番号通知カードは、住民票の登録住所地に、転送不可の簡易書留で世帯分がまとめて送付されます。

　つまり、通知カードを確実に受けとるには現住所と住民票の住所が一致していなければなりません。最近引っ越しをした人、する人は注意が必要です。

　「のちほど会社へ通知してもらうので、なくさないように管理してください」といったことに加え「現住所と住民票の住所が異なる人は、早期に住所変更の手続きをしてください」ということも従業員にきちんと告知しておかないと、番号通知カードを受け取れない人が出てきそうですね。

　その通り。

　ただし例外もあります。例えばDVやストーカー行為で被害を受けている方、東日本大震災の被災者、ひとり暮らしで長期間病院などに入院している方などは、あらかじめ手続きをとっておけば、住民票を移さなくても現在の居所に番号通知カードを送付してもらえます。その手続きの仕方も告知してあげると、全員が安心して番号通知カードを受け取れるでしょうね。

• （関連リンク）東日本大震災による被災者、 DV・ストーカー行為等・児童虐待等の被害者、 一人暮らしで長期間医療機関・施設に入院・入所されている方へ

　また、すでに収集方法が決まっているならば、その方法も案内した方がいいですよね。

　そうですね。

　従業員数が多く、さらに全国に営業所や店舗展開をしているような企業では、郵送やオンラインシステムを使った収集方法をとるところが多いと思います。

　このような場合は、やはり収集のための手続きややり方まで早期に告知しておくと、より円滑にマイナンバーの収集を進めることができるでしょう。

まとめると以下のような内容になります。

従業員へのマイナンバー関連告知は「2015年9月中」に

　告知内容

• （1）マイナンバー制度の概要
• （2）番号通知カードの受領方法（住民票の登録住所の確認、例外対応を含む）
• （3）自社における収集方法（※決定している場合）

　企業によって、告知手段はいくつかありますね。

　同報メールや社内のイントラネットへ掲載する手段は一般的として、このほかに、2015年8月と9月の給与明細に案内文書を同封する手段、支店があるところには人事部が説明に行く、などの手段をとる企業もありました。

　共通しているのは、それぞれ企業の風土や習慣に合わせて、もっとも確実に従業員へ伝わる方法を選んでいるようです。

　そうですね。

　ぜひ確実に従業員や個人支払先の方々にマイナンバーに関する情報をに届け、10月以降、円滑にマイナンバーの収集をできる体制を作っていただければと思います。

　ありがとうございました。

　次回は「マイナンバー収集の具体的な実務」をお届けします。

今回のおさらい

• 2015年9月中には収集対象の方にマイナンバー制度のことを告知しましょう
• 従業員などの収集対象者の方には、マイナンバー制度、通知カードの受領、企業における収集方法まで告知しましょう

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