発注業務は、企業活動において欠かせない基幹業務でありながら、属人化や非効率、内部統制の不備といった課題を抱えやすい分野です。本記事では、発注フローを見直すことで得られる具体的な効果やメリット、改善方法、システム導入時の注意点、改善に有効なおすすめの受発注システムを整理して紹介します。発注業務の効率化を計画する経営層や管理担当者の方の参考になれば幸いです。
機能で比較「受発注システム」おすすめ製品一覧
「IT導入コンシェルジュ相談サービス」展開中
こんなお悩みに対応します！
- 自動化と効率化で発注ミスのリスクを減らしたい！
- どんな製品を選べばよいのか分からない
- 予算内で満足できる製品を探したい
- 自社のニーズに合う製品を教えてほしい／相談したい
目次
発注業務に潜む構造的課題とその影響
企業の発注業務は、紙ベースの手続きや属人的な運用が残存しやすく、業務効率化の遅れが指摘される代表的な業務領域です。特に、手作業による確認や承認プロセスの煩雑さが生産性の低下やミスの温床となるケースも少なくありません。
発注業務を最適化するための第一歩は、現状の業務フローを可視化し、どこに非効率やリスクが潜んでいるのかを明確にすることです。発注業務における典型的な課題と、それが生じる背景について体系的に整理します。
- 属人化・アナログ処理・承認遅延による非効率化
- 発注プロセスの曖昧さが引き起こすリスク
- 内部統制の課題
属人化・アナログ処理・承認遅延による非効率化
多くの企業では、発注業務が特定の担当者に依存していたり、紙やExcelベースでの処理が残っていたりするケースが散見されます。また、承認フローが上司の在席状況に左右されるなど、柔軟性に欠ける体制も課題です。こうした属人化やアナログ運用は、業務ミスや対応の遅れを招き、結果的に組織全体の生産性を低下させる要因となります。
発注プロセスの曖昧さが引き起こすリスク
発注業務において、業務フローや責任範囲が明確に定義されていない場合、二重発注や依頼漏れ、取引先とのトラブルといったリスクが発生しやすくなります。これらの問題は、企業の信頼性やコスト管理に直接影響を与えるため、発注フローの標準化およびSaaS型ツールの導入による可視化が急務です。
内部統制の課題
昨今、テレワークの普及により発注業務のプロセスが分散し、承認や確認作業が滞るケースが増えています。例えば発注承認や進捗確認といったプロセスが部門や地域ごとに分散し、従来の対面ベースの管理が難しくなる、などが挙げられます。その結果、内部統制の形骸化や監査対応の遅れといった新たな課題が顕在化しています。こうした背景から、クラウド型の発注管理システムの導入による統制強化が求められています。
発注フローの標準化と業務効率化に向けた4つのステップ
発注業務の効率化には、「業務プロセスの可視化」と「手順の標準化」が欠かせません。特に、SaaS型の発注管理ツールを活用した自動化は、企業の業務効率向上と内部統制の強化に直結します。ここでは、発注フロー改善のために押さえておくべき4つのポイントをご紹介します。
- 1. 現状の業務プロセスを可視化する
- 2. 発注書・注文書・依頼書の役割を明確化する
- 3. テンプレートとマニュアルで手順を統一する
- 4. SaaS型ツールによるワークフローの自動化
1. 現状の業務プロセスを可視化する
最初のステップは、発注業務の現状を可視化することです。業務フロー図やBPMN（ビジネスプロセスモデリング表記）などを活用し、各工程を「見える化」することで、ボトルネックや非効率な手順を把握しやすくなります。この作業が、業務改善の出発点となります。
2. 発注書・注文書・依頼書の役割を明確化する
発注に関連する書類は複数ありますが、それぞれの役割は異なります。
-
発注書：業務委託や物品購入など、企業が正式に発注する意思を示す文書
-
注文書：主に商取引で使われる発注文書で、契約的効力を伴うことが多い
-
依頼書：内部向けの業務依頼や確認用途に使われることが多い
このように目的に応じて正しく使い分けることで、業務の混乱を防ぎ、法的リスクも低減できます。
3. テンプレートとマニュアルで手順を統一する
業務手順のバラつきを防ぐためには、書式テンプレートや業務マニュアルの整備が効果的です。これにより、誰でも同じフローで業務を進められ、担当者に依存しない体制を構築できます。新任担当者への引き継ぎもスムーズになります。
4. SaaS型ツールによるワークフローの整理と自動化
受発注システムやワークフロー管理ツールを導入することで、発注申請から承認、発注書の発行、記録管理までを一元的に自動化できます。クラウドベースのSaaS型ツール／システムはリモート環境でもリアルタイムに処理が可能で、業務効率の向上だけでなく内部統制やコンプライアンス対応の強化にも寄与します。
この1ページで解決「受発注システム」の主な機能、メリット・デメリット、製品選定のポイントを分かりやすく解説
この1ページで解決ワークフローシステムの主な機能、メリット／デメリット、選定ポイントを徹底解説
発注業務フロー改善による7つのビジネスメリット
発注フローの見直しは、業務効率化のみならず、企業全体の収益性や信頼性向上にも直結する重要な取り組みです。以下では、発注業務を標準化・最適化することで得られる主な利点をご紹介します。
- 業務フローの標準化で属人化を解消できる
- ミスを削減し作業効率・精度を高められる
- 内部統制を強化し監査・不正対策を実現できる
- 発注コストを最適化し利益率を向上できる
- 担当者の業務負担を軽減し戦略業務に集中できる
- 顧客満足度を向上し企業の信頼性を高められる
業務フローの標準化で属人化を解消できる
発注業務の手順を明文化・標準化することで、特定の担当者に依存しない業務体制を構築できます。これにより、業務の継続性が確保され、担当者の交代時にも円滑な引き継ぎが可能になります。
ミスを削減し作業効率・精度を高められる
手順の明確化とチェック体制の整備により、人的ミスを最小限に抑えられます。また、業務の自動化を進めることで処理速度も向上し、作業効率の大幅な改善が実現します。
内部統制を強化し監査・不正対策を実現できる
発注業務の可視化と記録の一元管理により、業務プロセスの透明性が向上します。これにより、監査対応の効率化と不正リスクの抑制が可能になります。
発注コストを最適化し利益率を向上できる
過剰発注や在庫ロスを防ぐ仕組みを整えることで、不要なコストを削減できます。結果として、企業全体の利益率向上につながります。
担当者の業務負担を軽減し戦略業務に集中できる
標準化とツール導入により、発注関連の定型業務を効率化し、担当者の負担を軽減できます。その分、より付加価値の高い業務への集中が可能になります。
顧客満足度を向上し企業の信頼性を高められる
発注ミスの減少や納期厳守が実現することで、取引先の満足度が向上します。これにより、企業の信頼性やブランドイメージの向上が期待できます。
おすすめ【ミス削減・効率向上】自動発注システムの導入メリット・選定ポイント・おすすめ製品を分かりやすくまとめて紹介
発注業務改善の実施方法と成功のためのポイント
発注業務を効率化・最適化するためには、現場の実情を踏まえた計画的なアプローチが不可欠です。本章では、業務改善プロジェクトを成功に導くための具体的な進め方について、3つのステップに分けて解説します。
- 改善プロジェクトを立ち上げ、目的とゴールを明確にする
- 現場ヒアリングで、業務上の課題を具体的に把握する
- 過去の失敗を分析して改善策に反映する
改善プロジェクトを立ち上げ、目的とゴールを明確にする
まず初めに行うべきは、改善プロジェクトの目的とゴールの明確化です。発注業務における現状の課題を整理し、「どの業務を、どの水準まで改善するのか」を明文化します。
そのうえで、関係部署やステークホルダーを巻き込みながら、KPI（重要業績評価指標）の設定やタスクの洗い出しを行い、段階的な改善スケジュールを設計します。特にSaaS型発注管理システムを導入する場合は、現場との整合性や運用負荷を考慮した計画が重要です。
現場ヒアリングで、業務上の課題を具体的に把握する
業務改善を実効性あるものにするためには、現場の声を丁寧に拾い上げることが欠かせません。実際に発注業務を担当する従業員へのヒアリングを通じて、非効率なプロセスや属人的な運用ルールなど、日々の業務上の障害を具体的に把握します。
ヒアリングの結果を業務フロー図や課題リストに整理し、改善案に反映させます。現場の当事者を初期段階から巻き込むことで、現場理解と合意形成が得やすくなります。
過去の失敗を分析して改善策に反映する
業務改善プロジェクトの成功率を高めるには、過去の失敗事例から学ぶ姿勢も重要です。たとえば、「現場を巻き込まずにツールを導入して反発を招いた」「目的や効果指標が曖昧なまま進行して頓挫した」といった事例は典型的な落とし穴です。
これらのリスクを事前に洗い出し、改善策に反映すると同じ過ちを繰り返さずに済みます。プロジェクトの初期段階で失敗パターンを共有し、リスク対策を設けておくことが成功への近道です。
【調査レポート】経営者の7割が失敗する「SaaS導入」 回避すべき落とし穴とは？
発注フロー業務改善に役立つ受発注システム13選
発注フローの効率化には、適切なツールの導入が効果的です。代表的なツールと選定のポイントを紹介します。（製品名 abcあいうえお順／2025年5月時点）
