販売管理は、受注から売上、出荷、請求、入金、在庫管理までを効率的に処理する企業の根幹をなす重要な業務です。従来はオンプレミス型のパッケージソフトやExcelによる管理が主流でしたが、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応、テレワークの普及を背景に、クラウド型の需要が昨今急速に高まっています。
本記事では、クラウド型販売管理システムの導入効果を中小企業、情報システム部門、大企業の三層に分けて紹介。それぞれの課題解決に合った特長を持つおすすめ製品を比較し、導入のメリット・デメリット、効果、失敗しないための選定ポイントまで解説します。自社に適したシステムを見極め、業務効率化を一緒に実現していきましょう。
この1ページで理解！販売管理システムの主な機能、メリット／デメリット、選定ポイント｜人気・定番・おすすめの製品をチェック
目次
クラウド販売管理システムとは
販売管理システムは、受注から出荷、請求、在庫、仕入まで、一連の販売業務に関わるデータとプロセスを統合的に管理する業務ツールの1つです。
特に近年多くの企業が選択するようになった「クラウド型」の販売管理システムは、従来のオンプレミス型に比べ、初期費用が抑えられ、インターネット経由での外部からのアクセスや他システムとのデータ連携も容易になります。ERPの一部／統合して実現を図るケース、あるいは逆にECサイトでの連携に特化といった特化・シンプル型サービス・ツールも増えており、企業の事業内容や規模によって適した選択肢が異なることもあります。
クラウド販売管理システムに備わる主な機能
販売管理システムの主要な機能は、受注・出荷・売上の管理、在庫管理、購買・仕入管理、請求管理、得意先・仕入先管理が挙げられます。これら業務データを一元管理することで、入力ミスや転記の手間を削減し、業務の効率化やデータの可視化が可能となります。
見積書、納品書、請求書といった各種帳票の作成・発行も一連の業務プロセスであるため、登録されたデータから自動で行える機能を備える製品も多くあります。
クラウド型とオンプレミス型の違い
クラウド型はインターネットを介して利用するため、専用サーバをはじめとする社内環境の構築やソフトウェアのインストールが不要で、「導入の難易度」と「コスト面」「実現の早さ」に優れる利点があります。併せて、テレワークや多拠点業務のような環境にも適しています。
一方オンプレミス型は、自社／自社管理下のネットワーク上にサーバを構築して運用する形態です。セキュリティポリシーに合わせた柔軟な設計や、業務に合わせた高度なカスタマイズ性を確保しやすい特長があります。その半面、設計・導入の難易度やコストは相応に高くなる傾向があります。
販売管理業務のクラウド化が求められる背景
法改正や社会環境の変化により、販売管理のクラウド化は多くの企業にとって必然的な流れとなっています。従来は社内サーバで専用システムを構築し、限られた拠点や担当部署だけで利用されるケースが多くありました。
しかし近年は電子帳簿保存法やインボイス制度などの法制度改革、DX推進、テレワークや多拠点展開の加速により、従来型の管理では限界が見えています。クラウド型はこうした背景を踏まえ、導入の柔軟性や迅速な制度対応を低コストで可能にする選択肢として注目されています。
電子帳簿保存法やインボイス制度など法令への適切な対応
例えば、電子帳簿保存法やインボイス制度において、請求書や領収書といった証憑類の電子データを法令要件に沿って正確に管理保管・検索できる体制がすべての事業者に求められています。紙の帳票や伝票のままでは法令遵守や監査対応の負担が大きく、結果として業務効率やリスク管理にも影響します。
クラウド販売管理システムの大きなメリットに「法改正への対応がしやすい」が挙げられます。機能更新や基本的対策は製品／ベンダー側で行われるため、自社での大規模なシステム改修だったり、都度対応・対策を検討したりといった、極めて重要ながら手間のかかる工程を大きく削減できるのです。法令対応への確実性を大きく上げつつ、対応コストやそれに掛ける手間・時間を大きく削減できます。
具体的には、インボイス制度の対応要件に沿って「請求書フォーマットを自動的に修正・反映してくれる」といったイメージです。現場の混乱なども軽減する効果が見込めます。
おすすめ電子帳簿保存法における「電子取引の電子データ保存」の要件と対策方法
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DX・ペーパーレス化と業務効率化
昨今、DX推進の一環として、販売管理業務においても紙やExcel中心の属人化した作業から脱却し、システムによる自動化とデータ活用を進めることが重要視されています。
クラウド型システムを導入することで、受注入力や帳票作成、在庫更新といった作業が自動化され、人為的な入力ミスを減らしながらスピード感のある処理が実現できます。さらに、実際に年間数百万円規模のコスト削減に成功した例があるようにペーパーレス化による印刷・保管コストの削減も期待できます。業務の属人化を防ぎつつ、社員がデータ分析や改善提案といった高付加価値業務にシフトできることもメリットです。
テレワーク・多拠点対応の必要性
近年の働き方改革やコロナ禍を契機としたリモートワーク、在宅勤務の普及により、「社内にいないと販売管理システムを操作できない」環境は業務効率を下げる要因となります。
営業拠点や倉庫が複数存在する企業では、リアルタイムでデータを共有できる体制が不可欠です。クラウド販売管理システムは、インターネット環境さえあれば、オフィスだけでなく外出先や自宅からもアクセス可能であり、出先での受注登録や在庫確認もスムーズに行えます。
結果として、顧客対応の迅速化や部門間の連携強化につながり、ビジネスのスピードを損なわずに業務を進められる環境を実現します。
業務シーン別の課題とニーズ
企業の規模や部門ごとに直面する課題やニーズは大きく異なります。本章では中小企業、情報システム部門、中～大企業向け3つのペルソナに分け、それぞれが抱える悩みや必要なシステム要件を整理します。自社の立場に近いシーンを参照することで、より具体的な導入検討の参考になるでしょう。
中小企業の課題＝Excel管理からの移行
中小企業では、導入コストを抑えることが経営上の重要課題です。そのためExcelや紙など手作業の多い管理を継続しがちですが、入力作業の煩雑さやヒューマンエラーの発生、情報共有の遅れといった限界が顕在化しています。
特に請求や在庫確認の遅れは、キャッシュフローや顧客満足度に直結するため、「システム化しない」選択肢は事業継続のリスクにもなり得ます。クラウド販売管理システムは初期費用を抑えつつ基本的機能を搭載しており、低コストな月額プランでスモールスタートしやすい点が評価されています。
情シス担当者の課題＝API連携とシステム統合
情報システム部門では、全社的な視点で既存の会計ソフトや在庫システムとの連携を前提に導入を検討するケースが増えています。API連携や標準インターフェースを備えた製品であれば、データの二重入力を防ぎ、業務効率を大幅に改善できます。
また、多拠点展開やリモートワーク環境のニーズとともに、セキュリティやアクセス権限の管理も重要な検討要素です。クラウド販売管理システムには、監査ログ機能や権限分離を標準で備えるものも多く、情報漏えいリスクの低減に貢献します。サーバの保守・運用からも解放され、担当者の負担軽減にもつながります。
中～大企業の課題＝ERP連携と業務フロー最適化
規模の大きな企業では、販売管理システム単体ではなく、ERPや生産管理など自社の複数システムとの統合を前提とした導入が一般的です。全社横断的なデータ統合により、リアルタイムでの経営判断を可能にする仕組みが求められます。
同時に、電子帳簿保存法やインボイス制度といった法改正への迅速・的確な対応、グローバル拠点との取引データ共有なども必須要件となるでしょう。業種特化型の機能や高いカスタマイズ性を持つ製品が、大規模な業務改革の実現に寄与します。
クラウド販売管理システムのメリット
クラウド型販売管理システムは、導入や運用に柔軟性があり、法改正や多拠点対応といった外部環境の変化にも迅速に対応できます。初期費用の削減や業務効率化に加えて、最新機能を継続的にご利用いただける点が特長です。本章では5つの代表的なメリットを解説します。
1. 初期費用を抑えられる
クラウド型ではサーバや専用機器を自社で購入する必要がなく、初期費用を大幅に削減できます。オンプレミス型のパッケージで発生しがちな保守費用も不要で、月額料金で利用できるプランが多いため、特に中小企業にとっては導入ハードルを下げる大きな魅力です。
2. 多拠点でデータ共有ができる
クラウド上でデータを一元管理できるため、営業所や倉庫など複数拠点でも同じ情報をリアルタイムで共有可能です。リモートワーク下でも利用できるため、働き方改革や迅速な顧客対応を支援し、情報共有を円滑にします。
3. 法改正対応をスピーディに行える
電子帳簿保存法やインボイス制度など、販売管理に関連する法令の改正は頻繁に行われます。クラウド型ではベンダーが改正に対応したアップデートを迅速に提供するため、自社でプログラム改修などを行う手間や費用が発生しません。これによりコンプライアンスリスクを軽減できます。
4. 最新機能を継続的に利用できる
クラウドサービスは継続的に機能改善や追加が行われるため、ユーザーは常に最新の仕組みを活用できます。AIによる需要予測やデータ分析機能なども特別な追加投資なしで利用可能な製品もあり、企業の競争力向上に役立ちます。
5. IT管理部門の負担を軽減できる
オンプレミス型では必要だったサーバの保守やメンテナンス、障害対応が不要となり、情報システム部門の業務負荷や工数が大幅に軽減されます。担当者が戦略的な業務や企画にリソースを充てやすくなり、全体的な生産性向上につながります。
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クラウド販売管理システムのデメリット・注意点
クラウド型には利点が多い一方で、注意すべき点も存在します。特にカスタマイズの柔軟性やセキュリティの運用体制に課題がある場合、導入後に「こんなはずではなかった」という状況が発生する可能性があります。ここでは代表的な2つの注意点を解説します。
- カスタマイズに制約がある場合がある
- セキュリティと運用ルールの設計が必要
カスタマイズに制約がある場合がある
クラウド型サービスは、多くの企業が利用できる標準機能をベースに提供されます。製品ベンダーによる長年の工夫、設計によって「吊るし／標準のまま」で対応できることも多いです。しかし、自社あるいは業界独自の業務フローや特殊な帳票などに合わせた大掛かりなカスタマイズまでは難しく、実現できない／要望が限られる／想像を超えたカスタマイズコストが発生するといった場合があることに注意しましょう。導入前に自社の業務要件と標準機能の適合度をしっかり確認しておくことが重要です。
セキュリティと運用ルールの設計が必要
データをインターネット経由でやりとりする、つまり「社外にデータが出る」設計であるクラウドサービスでは特に、情報漏えいリスクへの対策が必須です。権限設定やアクセス制御を正しく設計するといった工程は「自社」で対応・準備していく必要があります。IDやパスワードの管理強化、二要素認証の導入、ログ監査の実施など、安心・安全な運用ルールを自社で整備し、ユーザーに徹底することが不可欠です。
おすすめクラウド販売管理システム10選を比較
「クラウド型の販売管理システム」と一口に言っても、非常にたくさんの製品があります。この選定作業の入口で「何を比較すればいいのか」と困ってしまうこともよくあります。そこでここの章ではその中でも「厳選」したおすすめの製品を、具体的には業務シーンや企業規模ごとに異なるニーズに沿い、その課題解決に向けたそれぞれの層に合う特長を持つクラウド販売管理システムをご紹介します。無料トライアルや資料請求を活用し、製品選定の参考にしてください。
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