「各部門で使っているExcelの書式がバラバラで、データの集計に膨大な時間がかかる」「在庫数がリアルタイムに分からず、機会損失や過剰在庫が発生している」。販売管理は、見積から受注、売上計上、請求、入金管理まで、その業務範囲が広く、複数の部署にまたがる企業の根幹をなす活動です。それだけに、多くの企業がアナログな管理に課題を抱えています。 販売管理システムは、こうした販売業務全体の流れを一元管理し、データを連携させることで、業務の効率化と経営判断の迅速化を実現するITツールです。
本記事では、「どんな機能があるのか知りたい」「自社にはどの機能が必要か分からない」という担当者の方へ、販売管理システムの機能を業務フローに沿って解説します。さらに、業種別の選び方や、便利なオプション機能までを網羅的にご紹介。自社の課題を解決し、売上向上に繋がるシステム導入のヒントを見つけてください。
機能で比較「販売管理システム」おすすめ製品一覧
この1ページで解決！販売管理システムの主な機能、メリット／デメリット、選定ポイントを徹底解説
目次
【業務フローで理解】販売管理システムの機能一覧
販売管理システムが持つ多彩な機能は、実際の業務プロセスに沿って理解すると、その役割とメリットが分かりやすくなります。ここでは、「見積」から「分析」まで、一連の販売の流れに沿って、各工程で活躍する機能を解説します。
STEP1：【見積】正確な見積書をスピーディに作成
見積管理機能
顧客からの依頼に基づき、見積書を作成、発行、管理する機能です。過去の取引履歴や顧客情報を参照しながら、商品やサービスの価格、数量、条件などを入力。承認ワークフロー機能があれば、金額に応じた社内の承認プロセスもシステム上で完結できます。作成した見積書はPDFで出力し、そのままメールで送信することも可能です。
STEP2：【受注】受注処理の自動化とミス防止
受注管理機能
顧客からの注文を正確にデータとして登録し、一元管理する機能です。見積データからワンクリックで受注伝票を作成できるため、転記ミスや入力漏れを防止します。ECサイトやEDIなど、複数のチャネルからの注文を自動で取り込み、一括で管理する機能を搭載した製品もあります。
STEP3：【出荷・納品】在庫と連携し、納期遵守を実現
出荷管理機能
受注データに基づき、出荷指示を作成し、倉庫担当者へ連携する機能です。ピッキングリストの出力や、納品書の発行も自動化できます。これにより、出荷までのリードタイムを短縮し、正確な納期管理を実現します。
在庫管理機能
出荷や入荷のタイミングで、在庫数をリアルタイムに更新・管理します。常に正確な在庫状況を把握できるため、欠品による販売機会の損失や、過剰在庫を抱えるリスクを削減。適正な在庫水準を維持する上で必須の機能です。
STEP4：【請求・入金】請求業務の効率化と債権管理
請求管理機能
売上データに基づき、請求書を自動で作成・発行する機能です。複数の請求書を一括発行したり、インボイス制度に対応したフォーマットで出力したりできます。作成した請求書は、メール送信や郵送代行サービスと連携して、取引先への送付まで効率化できます。
入金管理（債権管理）機能
請求情報と入金データを突き合わせ、入金の消込処理を自動化します。入金予定日を過ぎても未入金の取引先をリストアップし、回収漏れを防止。キャッシュフローの改善に貢献します。
STEP5：【仕入・支払】購買プロセスの可視化
購買・発注管理機能
在庫状況や販売予測に基づき、仕入先への発注書を作成・管理します。適切なタイミングで適切な量を発注することで、欠品を防止し、無駄な仕入れコストを削減します。
支払管理（債務管理）機能
仕入データに基づき、支払予定を管理し、買掛金の支払消込を処理します。これにより、支払漏れといったトラブルを防止し、取引先との良好な関係を維持します。
STEP6：【分析】データ活用による経営判断の迅速化
集計・分析機能
システムに蓄積された売上や仕入、在庫などのデータを活用し、様々な切り口で集計・分析する機能です。顧客別、製品別、担当者別の売上分析や、ABC分析などのレポートを簡単に作成でき、データに基づいた経営判断や営業戦略の立案を支援します。
【業種別】販売管理システムで特に重要となる機能
販売管理システムには、全ての業種で活用できる基本機能に加え、特定の業界や業態に特化した便利な機能を搭載している製品も多く存在します。自社のビジネスに合ったシステムを選定するための参考にしてください。
製造業で重視される機能
- 生産管理・工程管理機能: 受注から製造指示、工程の進捗管理、原価計算まで、製造プロセス全体を管理する機能です。部品の発注や在庫管理と連携し、生産計画の最適化を実現します。
- ロット管理機能: 製品を生産単位（ロット）で識別し、出荷や在庫の履歴を追跡します。品質問題が発生した際に、迅速に原因究明や製品の回収を実施するために不可欠な機能です。
卸売業・小売業で重視される機能
- 複数倉庫・店舗管理機能: 複数の倉庫や店舗の在庫状況を一元管理し、店舗間の在庫移動などを効率化します。ECサイトと実店舗の在庫連携にも対応できるかがポイントです。
- ハンディターミナル連携: 入荷・出荷・棚卸といった倉庫内作業を、ハンディターミナルを使って効率化します。データ入力の手間を削減し、人的ミスを防止します。
プロジェクト型ビジネス（IT・コンサルなど）で重視される機能
- 案件・プロジェクト管理機能: 案件ごとに売上や原価、工数を紐づけて管理し、プロジェクト単位での収支を可視化します。赤字案件の発生を防止し、利益率の向上に貢献します。
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販売管理システムの便利なオプション／製品固有の機能
販売管理システムには前述した基本機能とともに、業種・業界別のニーズに応じて、あるいは製品の売りや特徴に沿った機能も多く存在します。自社の業種・業態、事業規模、自社独特のニーズなどに沿って選択を検討するとよいでしょう。代表的なものをいくつか紹介します。
ハンディターミナル／RFID・バーコード連携機能
バーコード読み取り用のハンディターミナルやRFIDシステムと販売管理システムを連携させられる機能です。バーコード読み取りで在庫データへ即反映できることで工数の削減、人的ミスの防止につながり、棚卸や検品作業の効率化とコスト削減が見込めます。
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Web請求書発行機能
請求書のやりとりを電子的に完結する業務を支援する機能です。「全て電子的にやりとりするよう統一できる」「紙やFAXでやりとりする例はあるか」「先方指定の独自フォーマットで個別にやりとりするシーンがどのくらいあるか」など、「電子帳簿保存法」への適切な対応とともに、自社および取引先の業務シーンを鑑みながら定めていくとよいでしょう。
なお、この機能は関連業務として別途連携させる「請求書発行システム」「会計システム」「帳票システム」などに既に備わっている例もあります。
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外部システムとの高度な連携機能
既に用いている社内システム──例えば、会計システム、入金消込システム、電子契約システムなどがあり、販売管理システムとともに「それらのデータを緻密に連係」させつつ運用したい企業の需要に向けた機能です。
テキストベースのCSV入出力などは多くの製品で可能ですが、複雑な連携となると自社内の工夫だけでは追い付かないこともあります。Web-EDIの考察、電子データ交換／フォーマットをどうするか、などを考える必要も出てきます。
参考として自社のシステムでも「カスタマイズ性」を強く望むのであれば、外部システムとの高度な連携機能を特徴に据える製品が合うシーンは多いかもしれません。
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