アナログ時代を生きた40代上司は、なぜ意味のない書類を提出させるのか：ひといくNow！―人材育成の今とこれから―（3/3 ページ）

[原田 由美子，Business Media 誠]

意味のない書類作成を極力減らすには？

　私はこのようなことへの対応策として、2つできることがあると考えます。

（1）1日2〜3分、こちらから話しかける

　日常的な話、今の自分の仕事の状況（良いことも、つまづいていることも）をそれとなく話しましょう。また上司の話を聞く。何でも構いませんが、1日数分こちらから話しかける。それを続けることで、自分の状況がだんだん分かってもらえるようになります。そうなれば、書類提出を求められてもポイントのみまとめれば伝わるようになります。

　また会議などで上司がその上の上司に報告しなければならない場面でも、ポイントを絞った書類を元に上司が補足説明できます。

（2）書類は「A41枚にまとめる」と決めておく

　ここで大事なことは「A4用紙1枚にまとめる」と自分自身のスタンスを決めておくことです。A4用紙1枚にまとめるためには、上司が必要とする情報の目的やその精度の把握が必要です。そして「その目的や精度にかなった書類をA4用紙1枚にまとめるためにはどうするか？」と考え工夫します。

　考え工夫する意識を持って取り組むことで、思考力が高まります。最初は時間がかかるかもしれませんが、2〜3カ月も続けると無駄のない書類作成ができるようになります。そうなれば、上司にとっても自分にとってもメリットのある情報が共有でき、仕事も進みやすくなることでしょう。

まとめ

　今回紹介したことが、全ての人の状況にかなっているとはいえません。しかし、今までと違った着眼点や、新しい取り組みをするきっかけになればと思います。よかったら試してみてください。

※この記事は、誠ブログのひといくNow！ -人材育成の今とこれから-：なぜ40代上司は、意味のない書類を提出させるのか？より転載、編集しています。

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