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» 2013年12月25日 11時00分 UPDATE

トップ1%だけが実践している集中力メソッド:年末年始は知的生産性を高める「お仕事カイゼン」絶好の機会 (1/3)

2013〜2014年の年末年始はカレンダーが良く、多くの会社で9連休となっています。たっぷり読者や日ごろの頭の整理などを行う時間があるでしょう。ぜひ、仕事の道具のメンテナンスを1日取るようにしましょう。1月からのスタートダッシュがうまくきれるに違いありません。

[永田豊志,Business Media 誠]

 年始に大きな目標を立てても、その大きさゆえ達成できずに1年が経ってしまったことは誰にでもあるでしょう。余裕のある時に立てた大きな目標は、いざ仕事が始まるとその忙しさによって、いとも簡単に消え去ってしまうものです。

 年始にやるべきは、大きな目標を立てることではなく1月から始まる仕事のための準備を万全にしておくことです。普段、業務が立て込んでいるときには後回しになりがちな、仕事道具の整備やチューニングにいそしむべきなのです。

しっかり道具を整える

 その代表的なものがPCです。何度も読み書きを繰り返しているうちに、大抵のPCはパフォーマンスが大幅に低下します。無駄なファイルがHDDの容量を圧迫します。無節操なファイルのネーミングが検索効率を著しく低下させます。つまり年末年始にやっておきたい仕事効率化、その1つは、あなたのPCをもっと使えるツールに整備することです。

shk_nagata01.jpg パフォーマンスが落ちたときに便利なメンテナンスツール(写真画面はMac用のMagiscan)。自分では見つけることの難しいキャッシュや不要なバイナリファイルを削除するときに便利。PCのパフォーマンスを改善するこうしたツールを使い、年末年始のようなタイミングでしっかり商売道具をメンテナンスしましょう!

ファイルのダイエット

 まずは、不要なファイルを削除することです。ディスク容量に余裕があれば動きもキビキビしますし、ファイルを探すときに楽です。しかし、どのファイルを捨てるか迷うところ。「また、使うかもしれない」と1つずつのファイルを開いて精査していたら日が暮れてしまいます。

 最も簡単なものは、削除するという心理的障壁をなくすために、バックアップを取って削除することです。そのときにもシンプルなルールが必要です。例えば、「半年以上経過したファイルを削除する」などが理想。これであれば、物理的にも、ファイル容量は半分になるはずです。また、「1月からすぐに使うファイルだけを残す」というルールでも良いでしょう。バックアップにファイル自体は残るのですから、なるべく大胆にファイルは減らしましょう。理想は全体の3分の1くらいにダイエットしたいものです。

 バックアップは、携帯用のHDDを買ってきてもいいですが、Dropboxなどのクラウドストレージならいつでも必要になったときに取り出せるので便利です。最近では、容量無制限のBitcasaも人気です。有料であってもたっぷり容量があってバックアップなどがしっかりしているクラウドサービスを利用するのがよいでしょう(僕はDropbox有料版です)。

 最初のバックアップ用のファイルアップロードは時間が相当かかるので、年末年始は絶好のチャンスです。

shk_nagata02.jpg 有料でも、しっかりしたストレージサービスを使うことをオススメします。ちなみにDropboxは削除してしまったファイル、上書きしてしまったファイルも過去にさかのぼって、いくつものリビジョンを復元することのできる点が気に入っています。最近、UIをiOS7に合わせたせいか、フラットになりました
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