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» 2014年09月05日 08時30分 UPDATE

ビジネスチームハック:チャット付き無料グループウェアでタスクを管理してみる (1/2)

どんな情報もチャット上で一元管理する「チャットワーク」にも弱点があります。今回は、チャット機能を備える無料グループウエア「サイボウズLive」を紹介します。

[佐々木正悟,Business Media 誠]

 この連載では、「チャットワーク」というチーム向けのタスク管理サービスを紹介しました(参照記事)。このサービスは大変シンプルで、ファイル送信もタスク登録も連絡も何もかも時系列に沿ったかたちで一元化されるところが最大の魅力です。

チャットワーク 本連載の入稿や連絡もチャットワークで進めています

 しかし、同時にそれが欠点にもなり得ます。例えば特定のメンバーがどんどん対話したり、次々にファイルを添付したりすると、どこに何があったのかが非常に分かりにくくなるのです。情報が追加される速度が速いほど、古い情報にはたどりつけません。

 そこで検索するわけですが、なぜか目当ての情報を見つけられないことはありませんか? それがなぜ発生するのかといえば、検索は記憶に依存するからです。「こんな言葉があったはずだ」といった記憶を手掛かりに検索しても、その前提となる記憶が間違っていれば見つかりませんよね。

 この問題は「何でも一元化する」サービスで起こりやすい問題です。逆に、きちんと情報を整理しなければならないツールであれば、こうした問題は起こりにくくなります。

サイボウズLiveは情報の整理がしっかりできる

 「チームでのタスクを管理する」という目的は同じでも、今回紹介する「サイボウズLive」のやり方はチャットワークとほとんど正反対といえるでしょう。

 サイボウズLiveは、無料で使えるチャット機能付きのグループウェアです。掲示板の会話、ToDo、イベントや予定、ファイル管理などをしっかりと分けて扱います。さらに掲示板の会話はトピックごとに分けられますから、少なくとも1つの掲示板で雑多な会話がいつまでも続くことにはなりません。

サイボウズLive サイボウズLiveの掲示板

 また、タスクリストには「予定」も登録可能で、期日を入れたタスクはカレンダー形式(月表示、週表示、日表示)で確認できます。チャットワークでもタスクの期限は設定できますが、それをカレンダーから確認することはできません。

サイボウズLive サイボウズLiveはタスクをカレンダー形式で確認できる
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