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» 2014年12月25日 06時00分 UPDATE

フニワラさんの庶務の知恵袋:デスク周りのレイアウトを見直そう

新年を気持ちよく迎えるためにも、机の上はすっきりさせておきたいもの。今回は、必要な資料や書類にすばやくアクセスできる机のレイアウトを紹介しましょう。

[企業実務]

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 本記事は企業実務のコンテンツ「フニワラさんの庶務の知恵袋」から一部抜粋・編集して掲載しています。


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 住宅の分野では、「その人が住む部屋の雰囲気と、持ち歩くカバンの中身はリンクしている」と言われます。オフィスでも、会社全体と個々のデスク周りの雰囲気はリンクしているものです。

 年度末でもありますし、最近散らかり気味だという自覚症状があるのなら、すっきり整えることに挑戦しませんか? 1人のちょっとした「改善」でも、オフィス全体に伝われば、大きな変化につながります。

6+4に分けて整理する

 机の上や引出しの中が無秩序な状態になっていませんか? そんなときはデスクを10のスペースに分けて考え、効率的にものを配置、ケアしましょう。

 まず机上のスペースは6つに分けます。(1)左奥には電話、(2)中央奥はPCのディスプレイ、(3)右奥にファイル立てとペン立て。(4)左手前には資料等の一時置きができるよう何も置かないようにし、(5)中央手前にはキーボードのみ。(6)右手前にマウスとマウスパッドを(これは右利きの場合なので、左利きの方は全体の配置を反転させてもよいでしょう)。全体に透明のデスクマットを敷き込んでおくと、情報メモなどをはさめて便利です。

 引出しは(7)中央、(8)右上段、(9)右中段、(10)右下段の4つのスペースに分けて考えます。

 着座している状態で開けにくく高さ(縦の幅)もない中央には、長い定規などを除いて、基本的に何も入れないようにします。デスクを離れる際に作業中の書類等を一時保管するためにも空けておくとよいでしょう。

 右上段も高さがないので、文房具などの小物の収納が適しています。手前に使用頻度の高いものを配置し、トレイで分けて「定位置化」し、物を増やしすぎないようにします。

 右中段は比較的自由度の高いスペースとして、業務に必要な資料を置いたり、右上段に入りきらないものを保管します。また、その一部を机上のものを退社時に収納するため空けておくと、セキュリティの点で安心です。

 右下段は高さがあるので、一般的に保管用書類を収納するのに一番適したスペースです。その一部を処理前や保留中の書類保管に充ててもよいでしょう。

 オフィスのデスクはパーソナルスペースのようでいて、「いつ誰が見たり開けたりするか分からない」場所です。社員にその前提に立たせるのが正解です。

著者プロフィール:藤原千秋(ふじわらちあき)

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「フニワラさん」の愛称で親しまれる住宅ライター・アドバイザー&コラムニスト。『フニワラさんの無理なく続けるハウスキーピング術』など著書、マスコミ出演多数。


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