プロジェクト管理に欠かせない「ToDoリスト」。その書き方は、本当に役立つものになっているだろうか。きちんとアクションにつながるToDoリストを作成するためのポイントを解説する。
この記事は榊巻亮氏のブログ「榊巻亮の『ブレイクスルー備忘録』」より転載、編集しています。
「ToDoリスト」は、プロジェクトを円滑に進める上で欠かせないツールの1つだ。しかし、あまりにも当たり前に使われていて、その書き方を改めて教えてもらう機会もないまま、誰もが自己流でなんとなく、ToDoリストを使っている。そして「ToDoリストの管理なんて簡単な仕事。十分できている」「ToDoリストなんて雑用のやる仕事。もっと高度なことをやらせろ」などと思っているのではないだろうか。
簡単そうなことを前にすると、できる気になってしまい、目的や本来あるべきスタイルや“べし、べからず”を考え抜かなくなってしまうのは、思考停止だ。簡単そうに見えることこそ、考え抜いて品質を上げたり、再現性を高める必要があるはずだ。
ToDoリストも、簡単だからと油断せずに、見直してほしい。実は、ToDoリストの書き方を見れば、プロジェクト管理のレベルが分かるといっても過言ではない。一見簡単に見えるToDoリストにも、書き方の“お作法”が必要なのだ。
当たり前の問だが、これ自体じっくり考えたことがない人も多いだろう。「え? ToDoの管理でしょ?」「見える化じゃない?」なんて声が聞こえてきそうだが……。
ToDoリストが果たすべき機能は何なのか? ToDoリストの役割とは、
というところだろうか。これらが絶対的な正解というわけではないが、主たる目的はこの5つくらいと思われる。だとすると、この5つの役割を満たすために、何に気を付けるべきなのか?
「“抜け漏れ”の防止」のためには、全てのToDoがToDoリストに載ってないと役割を果たせなくなる。
しかし現実には、「このタスクは書いてあるけど、このタスクは書いてません」ということがよく起こる。「なんとなく重要だと思ったものだけ載せています」なんていう状態だ。
「ここに書いてあるものがこのチームの全てのタスクです」と言えないと困る。
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