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2017年01月10日 10時00分 UPDATE

骨太!ITゼミナール:「PDFは書き換えられない」ってウソ?ホント? 意外と知らないドキュメントセキュリティの“落とし穴”

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 会社のプレゼン資料や営業用資料など、多くのビジネスシーンで使われているPDF。Officeファイルと異なり「PDFは書き換えができないから、第三者に改ざんされる心配がない」と思っている人も多いのではないでしょうか。

 しかし、それは大間違い。内容の保護を設定していない状態のPDFなら、編集ソフトで誰でも書き換えることができるのです。そのことを知らずに、編集可能な状態のPDFファイルをWebサイトで公開してしまっている企業や官公庁も少なくありません。

 PDFの編集機能は便利な反面、第三者が不正に内容を書き換えたものが出回ってしまうなどのトラブルを招く可能性も。例えば、商品メニューや価格表、見積書や請求書などのファイルが改ざんされると、その企業の信用を著しく落としてしまうことにつながります。

 そんなトラブルを防ぐためにぜひやっておきたいのが、PDFファイルのセキュリティ設定です。公開範囲を定め、対象者しか閲覧できないようにしておけば、不正な改ざんを受けるリスクは大きく低減できます。

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 セキュリティ設定を行うためにおすすめなのは、PDFの開発の本家大本である米Adobe Systemsが提供しているPDF編集ソフト「Adobe Acrobat」です。

 Acrobatなら、閲覧者を制限するパスワード設定や操作制限ができるのはもちろんのこと、例えば「誰でも閲覧はできるけれど、印刷や編集、コピーなどの操作をするにはパスワードが必要」――など、きめ細かなセキュリティ設定が可能です。電子署名を利用し、ドキュメントの暗号化によってさらにセキュリティレベルを高めることもできます。

 この他にも、公開すべきでない部分をマスクで隠す「墨消し」機能や、印刷すると「社外秘」などの注意喚起文が印字されるようにする「透かし」機能など、豊富な設定項目を用意。PDFを使う機会が多い企業はぜひ、Acrobatの導入を検討してみてください。

ITmedia ニュース編集部の「ここがポイント」

PDFは誰でも簡単に扱える便利なファイル形式だからこそ、セキュリティリスクが軽視されがちな傾向もあるようです。企業内でわざわざ「PDFの扱い方」などの社内教育を行っていない場合も多いように見受けられます。

企業にとってはそうした状況を見て見ぬふりするのは簡単ですが、気がついたら社外秘のはずの機密文書が外部に出回ってしまったり、不正に改ざんされた商品価格表が顧客の手に渡ってしまったり――といった“事件”が起きてしまうリスクも。社内のドキュメント管理状況を見渡してみると、解消すべき水面下のリスクに気がつくかもしれません。

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提供:株式会社大塚商会
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ニュース編集部/掲載内容有効期限:2017年1月23日

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