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» 2013年02月14日 10時00分 公開

超iPadバカ:iPadに書類を――ドキュメントスキャナを使いこなす3つのステップ (2/3)

[美崎栄一郎,Business Media 誠]

ドキュメントスキャナーで書類整理する3ステップ

 紙の書類は、iPadに収納するとどこででも読めます。閲覧に便利なのはもちろん、書類を処分できて部屋が片付くメリットもあります。書類はあとで必要になるかもと思うから捨てられないだけで、iPadで読めるなら現物はいりません。

 iPadに書類を入れる方法ですが、ドキュメントスキャナを使います。書類をもらう頻度が少ない人は、前ページで紹介したiPadに直接接続できるiスキャミルが便利です。PCも必要としないので、出張先でも(私のように入院先でも)このスキャナだけで用事が済んでしまいます。

 ただこのiスキャミルは、1枚1枚手差しで紙を差し込まねばならないのと、表裏を一度に取り込めません。裏にも印刷がある場合は、ひっくり返して2回通す手間が掛かりますが、コンパクトで場所も取らないので、気軽に使うにはもってこいです。

 私は自宅は、Macにキヤノンの「imageFORMULA DR-C125」を接続して使っています。ドキュメントスキャナ選びのコツは、スキャナ側でOCR(画像から文字を識別して文字データに変換する装置)して、書類の中の文字をテキスト化し、サーチャブルPDF(紙の文書を全文検索可能なPDFとして電子化する機能)を作成してくれる機能が付いているものがベストです。PC側のソフトで文字認識することもできますが、時間が余計にかかって面倒です。

imageFORMULA DR-C125(製造:キヤノン)

個人用ドキュメントスキャナーの上位機種。省スペースで、重送しにくいなど基本性能の品質に優れている。ワンプッシュで簡単高速スキャンをしたり、pdf化や検索が可能なほか、話題のクラウド対応などの高性能を備える。連携データを「Evernote」に取り込み、スマートフォンなどで自由に活用できる。


 サーチャブルPDFがあると、MacのSpotlight(スポットライト)検索でも検索できます。iPadであればEvernoteやDropboxに入れておくと検索できるようになります。

 具体的なステップは次の通りです。

  1. 書類をもらったら、取りあえずスキャナの上に適当に積んでおく。
  2. 急ぎの案件があれば、その機会に一気に片付ける(スキャナで取り込んだら、保存先をDropboxに設定しておく。元の書類は捨てる。
  3. 急ぎの案件の場合は、取り込み直後にiPadのDropboxを起動し、☆マークをタップして★マークに変えておく(お気に入りに登録されてiPadの中に保存されます)。

 これだけやれば、書類が片付いていきます。工夫が必要なのは、最初の段階でできるだけ自動的かつ機械的にやれる仕組みを作ってしまうこと。次ページで紹介する3つのことを実行すれば、面倒な作業をできるだけ排除できます。

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