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» 2013年02月14日 10時00分 公開

超iPadバカ:iPadに書類を――ドキュメントスキャナを使いこなす3つのステップ (3/3)

[美崎栄一郎,Business Media 誠]
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面倒な作業を減らす3つのコツ

 次のように面倒な作業をできるだけ排除することが、書類整理を長く続けられるコツです。

(1)ファイル名を付けない

 スキャニングしたあと、PDFファイルができますがいちいち名前を付けないようにしています。なぜかというと、名前を付けるのは頭を使う作業で、面倒だから。それに、PDFファイルにはOCRされたテキスト情報が入っているので、中身に含まれるキーワードで検索すれば見つけられます。

(2)同じ場所に自動的に保存

 スキャンして生まれたPDFファイルは、自動的に2カ所に保存されます。Dropboxの書類フォルダとEvernoteです。スキャナの設定で、Evernoteにも自動的に登録できますし、Dropboxで保管するフォルダもいつも同じ場所にしています。最初に設定しておけば、2度目からは特に意識することもありません。

(3)あとからファイルを探さない

 登録ファイルが多くなってくると、あとでファイルをチェックするのは大変です。必要なファイルをあまり探すことなくiPadで読めるようにしておくには、スキャン後すぐにiPadに保存するのがコツです。

 iPadでDropbox内のファイルを読むとき、PDFファイルなどの重いデータを読み込むには3G回線だと時間がかかります。自宅のWi-Fi環境下なら高速でダウンロードできます。それにスキャンしたばかりですから、更新時間の一番新しいファイルを探せばいいだけで簡単です。

 Dropboxでファイルを開いたら、その場で書類の右上の☆マークをタップして★マークに変えておきます。これでiPadの中に保存できます。

管理を簡易にするスキャンの仕組み

 画像のようにお気に入りに登録すると、Dropboxアプリの左下にある「お気に入り」のフォルダに格納されます。必要なときは、iPadを開いてドロップボックスの★「お気に入り」の中を探すだけ。現時点でアクティブかつテンポラリーな書類の運用はこれで万全です。

 なお、必要がなくなれば、iPadの容量を節約するために★マークを外すようにしてください。また、必要性が生じたらそのときに探せばいいのです。

著者紹介:美崎栄一郎(みさき・えいいちろう)

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会社員時代から文房具が好きで、文具術や仕事術に関する書籍を複数出版し、勉強会なども主催。2011年にフリーランスとなり執筆や全国で講演活動などを行っている。本連載の基となった書籍『超iPadバカ 2000種類のアプリをためした男のすごい活用術』(アスコム刊)のほか、著作に『結果を出す人はノートに何を書いているのか』(ナナ・コーポレート・コミュニケーション刊)『iPadバカ』(アスコム刊)、『アイデアは才能では生まれない』(日本経済新聞出版社刊)、『がんばる人ほど見落としている気づかいの極意』(フォレスト出版刊)などがある。


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