Gmailのフィルタ機能を活用し自動振り分けここが知りたいGmail

Gmailでは検索機能とそのほかの機能を組み合わせ、設定したキーワードに応じて自動的にさまざまな処理を行えます。ここでは、自動的にラベルを付ける方法を解説。

» 2014年09月05日 14時00分 公開
[まつもとあつし,Business Media 誠]
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連載「ここが知りたいGmail」について

これまでの社内業務システムをGoogleが提供するGoogle Appsに移行して、メールもGmailで管理するという企業が増えています。Gmailには高度な検索やラベルによる振り分け機能などがありますが、従来型のメールソフトと使い方や作法が異なるため使いづらいと感じる人も多いようです。本連載ではGmail特有の作法について解説していきます。


キーワードを設定して自動的にラベル付け

 受信したメールは1つずつ、あるいは複数にチェックを入れてラベルを付けられますが、過去のメールにさかのぼって作業するのは大変ですし、できれば受信と同時に振り分けてもらいたいものです。これは、Gmailが備える強力なフィルタ機能を使うことで可能になります。

 (1)検索ボックスに表示されている「▼」をクリックする
 (2)今回は本文に「金谷ゼミ」が含まれているメールにラベルを付けたいので[含む]のテキストボックスに「金谷ゼミ」と入力する。(3)[この検索条件でフィルタを作成]をクリックする
 (4)[ラベルを付ける]をチェック。(5)付けるラベルを指定したいので[ラベルを選択]をクリックする
 (6)付けたいラベル(ここでは「金谷ゼミ」)をクリックして選択する
 (7)[一致する○件のスレッドにもフィルタを適用する]にチェックを入れる。(8)[フィルタを作成]をクリック
 受信トレイ内にあるメールのうち、キーワードを含んだものにラベルが付いた

 フィルタを設定すれば、今後受信するメールにも自動的に振り分けられるようになります。これは、Outlookでいえば「ルール」にあたります。

 また、(3)[この条件でフィルタを作成する]をクリックすると、背後に抽出メール一覧が表示されます。ここで望むような結果が表示されていない場合、[検索オプションに戻る]をクリックして、キーワードを変更できます。

著者紹介:まつもとあつし

 ジャーナリスト・プロデューサー。『できるポケット+ Gmail 改訂版』(インプレスジャパン)著者。ASCII.jpにて「メディア維新を行く」、ダ・ヴィンチNEWSにて「まつもとあつしのそれゆけ! 電子書籍」連載中。著書に『スマート読書入門』(技術評論社)、『スマートデバイスが生む商機』(インプレスジャパン)『生き残るメディア死ぬメディア』(アスキー新書)など。

 取材・執筆と並行して東京大学大学院博士課程でコンテンツやメディアの学際研究を進めている。DCM(デジタルコンテンツマネジメント)修士。Twitterのアカウントは@a_matsumoto。


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