Gmailでは検索機能とそのほかの機能を組み合わせ、設定したキーワードに応じて自動的にさまざまな処理を行えます。ここでは、自動的にラベルを付ける方法を解説。
これまでの社内業務システムをGoogleが提供するGoogle Appsに移行して、メールもGmailで管理するという企業が増えています。Gmailには高度な検索やラベルによる振り分け機能などがありますが、従来型のメールソフトと使い方や作法が異なるため使いづらいと感じる人も多いようです。本連載ではGmail特有の作法について解説していきます。
受信したメールは1つずつ、あるいは複数にチェックを入れてラベルを付けられますが、過去のメールにさかのぼって作業するのは大変ですし、できれば受信と同時に振り分けてもらいたいものです。これは、Gmailが備える強力なフィルタ機能を使うことで可能になります。
フィルタを設定すれば、今後受信するメールにも自動的に振り分けられるようになります。これは、Outlookでいえば「ルール」にあたります。
また、(3)[この条件でフィルタを作成する]をクリックすると、背後に抽出メール一覧が表示されます。ここで望むような結果が表示されていない場合、[検索オプションに戻る]をクリックして、キーワードを変更できます。
ジャーナリスト・プロデューサー。『できるポケット+ Gmail 改訂版』(インプレスジャパン)著者。ASCII.jpにて「メディア維新を行く」、ダ・ヴィンチNEWSにて「まつもとあつしのそれゆけ! 電子書籍」連載中。著書に『スマート読書入門』(技術評論社)、『スマートデバイスが生む商機』(インプレスジャパン)『生き残るメディア死ぬメディア』(アスキー新書)など。
取材・執筆と並行して東京大学大学院博士課程でコンテンツやメディアの学際研究を進めている。DCM(デジタルコンテンツマネジメント)修士。Twitterのアカウントは@a_matsumoto。
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