【第8回】会議は踊る、されど進まないのはなぜか：「働き方改革」プロジェクトリーダーを命ず（3/3 ページ）

[柳剛洋，ITmedia]

棚卸し作業で会議を簡素化

滝柄：　どんなふうにアプローチすれば良いのでしょう？

竹中：　会議も資料も同じようなアプローチで簡素化できます。まず、社内にどんな会議や資料が存在するのか棚卸しが必要です。これは、業務分析と同じです。実態を定量的に抑えないとふわっとした議論になります。

その上で、どうアプローチしていくかですが、ちょっと図示してみますね。

会議・資料改革のイメージ

竹中：　こんな風に考えます。縦軸に会議あたりの工数、横軸に会議数をとると、この四角形の面積が組織の会議にかける総工数になります。これは資料に当てはめても同様です。まずは、1番目の選択と集中ですが……。

日野下：　共有だけの会議をやめる、とかですね。

竹中：　そうです。物理的に減らすんです。廃止だけじゃなく、頻度でもいいですね。また、資料でいえば、念のためといった資料の作成をやめる、などです。これは、四角形を左向きに小さくします。

竹中が大きく矢印を書く。

竹中：　次に2番目のスリム化ですが、ルール化とも言い換えられます。例えば、時間制限を設ける、出席者を厳選するなどです。資料に当てはめると例えば「A3・１枚ルール」が有名ですね。これは、四角形を下の方に小さくします。1回あたりの会議・資料の工数を減らすんですね。

滝柄：　そして最後が3番目のスキル向上ですね。

竹中：　そうです。これは、さらなる効率化とともに会議の質を高め、会議ごとのゴールを達成することにつながります。

滝柄：　だいぶ、頭が整理できました。このアプローチにのっとって、アクションプランを考えます。来週には、社長とすり合わせないといけませんので。今後とも、ご協力をお願いします。

竹中：　社長の指令は「即決・3日・1週間」ですもんね。

（続く）

著者プロフィール

柳剛洋（やなぎ たけひろ）

アビームコンサルティング株式会社 戦略ビジネスユニット ディレクター

シンクタンクを経て、1999年アビームコンサルティングに入社。戦略・経営計画策定、業務改革、経営管理分野のコンサルティングに従事。