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» 2019年05月30日 07時00分 公開

今日から始める“ダメ会議”脱却術:「あの会議、何決めたんだっけ?」をなくせ 終了前の30秒でできること (1/2)

議論に集中できない、参加者が内職や居眠りをしている――。そんな“ダメ会議”からどうすれば脱却できるのか。8つの基本動作のうち、まずは「決まったこと、やるべきことを確認する」を解説する。

[榊巻亮,ITmedia]

この記事は榊巻亮氏のブログ「榊巻亮の『ブレイクスルー備忘録』」より転載、編集しています。


 前回「なぜこれほど日本の会議はクソなのか? 『脱・ダメ会議』を実現する8つの基本動作」で、「会議の4つのフェーズ」と「会議でやるべき8つの基本動作」の全体像を紹介した。

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 今回から、8つの基本動作を1つずつ解説していく。目からウロコが落ちるような派手さはないが、どれもこれも地に足がついた“本当に必要なこと”ばかりだ。

基本動作1:終了時に「決まったこと」「やるべきこと」の2つを確認せよ

 会議が終わってから、「結局何を決めたんだっけ?」「うーん、なにかモヤモヤするなぁ」と感じたことはないだろうか。混沌とした会議ではよく起こることだが、何かを決めるための会議でこの状態になるのは致命的だ。

 ではどうすればよいか? 答えはシンプル。会議終了時に「決まったこと」と「やるべきこと」を確認すればいい。考えてみれば至極当然のことだが、多くの会議では全く実施されていない。

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 「なんだ、そんなことかよ……」と思ったそこのあなた。この記事はあなたのような人のためにある。

 「決まったこととやるべきことを確認する」。当たり前のことだが、ちゃんとやっている会議は驚くほど少ない。やった方がいいのは分かっているはずなのに、なぜか実施されない。もはや会議をなめているとしか思えないが、確認することの有用性、重要性をきちんと理解してもらいたい。

 なぜ多くの会議では確認ができないのか? 理由の1つは、「そんなこと、イチイチ確認して、お前聞いていなかったのか?」などと言われるのが嫌だからだ。しかし、

  • 話を聞いていなかった人がいるかもしれない
  • 決まったことを勘違いしている人がいるかもしれない
  • 決まったことを忘れてしまった人がいるかもしれない(実際にかなりの確率でいる)

 最後に決まったことを確認するだけで、会議の結論を誤解なく全員に染み渡らせることができる。確認するのは自分のためではなく、その場にいる全員のためだと考えてもらいたい。

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