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» 2019年06月13日 07時00分 公開

今日から始める“ダメ会議”脱却術:その話題、いつまで話すつもり? 会議をダメにする「時間」の落とし穴 (2/2)

[榊巻亮,ITmedia]
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「時間配分」を使い倒せば、意識が変わる

 時間配分を確認したら、「残り時間・経過時間」を気にしておいて、「あと何分です」「XX分たちました」と声を掛けるようにするといい。これだけで参加者の意識が変わる。

 心理学では「締め切り効果」といわれているが、終了期限が設定されていると、その時間で収めようと意識するようになる。「あと10分で結論が出るように集中しよう!」や「このペースだと絶対終わらないから、別のやり方にしますか?」といったやりとりができるようになるのだ。

 時間が決まっていると、人間の集中力は高まるようにできているし、時間内に収まらないと分かったら、何かしら工夫をしようとする。これが“ダラダラ会議”を防いでくれるというわけだ。効果は絶大のはず。

 だが、これは「無理矢理にでも時間内に収めろ」と言っているわけではない。どうしても時間内に収まらないなら、延長するか、日を改めるか、別のやり方にするか、判断すればいい。時間が過ぎていることにも気付かず、ズルズルと続けるのが1番よくない。

 「残り10分です。このままいくと終わらなそうですが、どうしましょう?」と確認するだけで、“ダラダラ感”はかなりなくなるはずだ。繰り返すが、「時間配分」は確認して、ガンガン使わないと意味がない。使い倒してほしい。

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 ちなみに、私は仕事柄、多くの企業の会議に参加してきたが、こんな風に時間配分を確認している会議には、ただの一度も出合わなかった。だが、だまされたと思って、一度やってみてほしい。

 コツは主張しすぎないこと。毎回「あと10分です。どうしますか?」と迫ると、ちょっとうっとうしい。「あと10分です」とつぶやくだけでよいシーンも多いだろう。

 とはいえ、言うなら遠慮しないでハッキリ言う方がいい。終了2分前に初めて「あと2分です」と言っても遅い。「たかが時間の確認」と思わずに、30分前に1度、15分前、5分前など、ピッチを決めてきちんと時間を意識するようにしよう。ここで遠慮してはいけない。簡単なようで、実は難しいことなのだ。

 さて、これで会議の「導入」と「終了」の基本動作の解説が終わった。会議を始めるときは「会議の終了条件」と「時間配分」を確認し、会議終了時には「決まったこと」と「やるべいこと」を確認する――ということだ。1つ1つは簡単でも、実際にやろうとすると、実は奥が深い。

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 次回は、会議進行時にやるべき「議論の可視化」について解説する。

著者プロフィール:榊巻亮

コンサルティング会社、ケンブリッジのコンサルタント。一級建築士。ファシリテーションとITを武器に変革プロジェクトを支援しています。

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連載:今日から始める“ダメ会議”脱却術

議論に集中できない、参加者が内職や居眠りをしている――。そんな“ダメ会議”からどうすれば脱却できるのか。会議の生産性を高めるポイントを、榊巻亮さんの著書『世界で一番やさしい会議の教科書』『世界で一番やさしい会議の教科書 実践編』から紹介します。

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