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» 2019年06月13日 07時00分 公開

今日から始める“ダメ会議”脱却術:その話題、いつまで話すつもり? 会議をダメにする「時間」の落とし穴 (1/2)

議論に集中できない、参加者が内職や居眠りをしている――。そんな“ダメ会議”を解決 する8つの動作を紹介する連載。今回はその3「会議の開始時に『時間配分』を確認する」について解説する。

[榊巻亮,ITmedia]

この記事は榊巻亮氏のブログ「榊巻亮の『ブレイクスルー備忘録』」より転載、編集しています。


 「脱ダメ会議」の実現に向け、会議の基礎を解説するこの連載。今回は基本動作の3つ目である「会議の『時間配分』の確認」について解説しよう。

会議でやるべき8つの基本動作

  1. 会議の終了時に、「決まったこと」「やるべきこと」を確認する
  2. 会議の開始時に、「会議の終了条件」を確認する
  3. 会議の開始時に、「時間配分」を確認する  ←※今回はここ
  4. 議論を可視化する
  5. 「4つのP(目的、人、進め方、装備)」を押さえて会議を準備する
  6. 全員から主張を引き出す
  7. 対話を促し、合意形成する
  8. 振り返りをする
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「時間の確認」を甘く見てはいけない

 会議には「議題」または「アジェンダ」が設定されていることが多いだろう。ところが、「一つ一つの議題にかける時間」は、大抵明らかになっていない。

 「はぁ、そうね……でもそれで?」と思うかもしれない。だが、実は、極めて由々しき事態だ。一つ一つにかける時間が不明ということは、「どのくらい時間がかかるか分からないが、取りあえず議論してみよう」という状態なのである。

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 製造業などに置き換えてみると分かりやすい。「製品1つ作るのに、どのくらい時間がかかるか分からないけど、取りあえず作ってみよう……。時間はかかったけど、作れた作れた♪ やったね!」という状態になる。もしくは「今日は作り切れなかったけど、まぁいいか。明日また今日の続きだ! いつ終わるか分からないけど、俺たち頑張っているからいいよね!」という状態だ。

 あり得ない。これでは当然ダラダラした会議になるし、「会議の生産性」が上がるわけがない。では、どうすればよいのか?

何に何分かけて議論するのか明らかにせよ

 やるべきことはシンプル。「何に何分かけて議論するのか」を確認する。これだけだ。

 しかし、「課題を洗い出すこと」に何分かければいいか考えるのは、実は難しい。10分でいいかもしれないし、1時間かかるかもしれない。

 今までやったことがないのだから、最初はエイヤで考えてみるしかない。「時間配分してみる→実績を把握する→反省を生かして次回から時間配分を調整する」を繰り返しすうちに精度が上がってくる。

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 ただし、時間配分を確認するだけではダメだ。重要なのは「使い方」である。

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