相手を怒らせない文章を書くには、どうすればいいのか 「5つ」のポイントを紹介：すぐに実践できる（2/5 ページ）

[秋沢崇夫，ITmedia]

伝わる文章を書くための5つのポイント

　テキストコミュニケーションの場合、曖昧な業務指示は基本的にNGだ。「これは何の件についてでしょうか」「〇〇という意味でしょうか？　それとも……」など、コミュニケーションコストがかかるばかりで仕事が進まず、次第にメンバーからの信頼も低下するという負のスパイラルに陥りやすくなる。そうならないために大切なのは、相手の反応までを思い描いて文章をつくることである。以下に、具体的な5つのポイントを挙げよう。

（1）件名をタイトルに入れる

　メールやチャットのタイトルに【相談】【依頼：◯◯の件】【報告】【共有】などの項目を入れると、相手がどのような対応が必要なのかが一目で分かる。

（2）結論は文頭で示す

　「〇〇の件で最終確認させてください。△△という認識であっていますか？」など、文章の1文目に大事な部分を書くことで、要件が伝わりやすくなる。

（3）構成を意識する

　「結論→背景／根拠→詳細」の順に、上から下に流れるように書くと、情報が頭の中で整理され、理解しやすくなる。

（4）判断背景も説明する

　その結論に至る背景まで書くことで、相手が「なぜそう思うの？」と返信する必要がなくなり、コミュニケーションコスト削減につながる。またそれにより、相手の出す結論が変わることもあるだろう。

（5）引用文を活用する

　メールやチャットなどに返信する場合は、相手からのメッセージを引用することで、何に対する回答なのかが明確になる。

　あいまいな文章などを書くことによって、相手に誤解を生むことはよくあること。こうした悩みを抱えている人は、5つのポイントをぜひ実践してほしい。