若手に嫌われる「メタボな話し方」、3つの特徴 心を打つ話法のコツとは？：「キレイごとナシ」のマネジメント論（4/5 ページ）

[横山信弘，ITmedia]

ピラミッドストラクチャーを実践する4つのステップ

　ピラミッドストラクチャーを使いこなして指示を出すには、以下の4つのステップで話を組み立てる。具体的ステップは次の通り。

1. テーマの提示：何の話かを一言で示す
2. 結論の提示：何をしてほしいのか簡潔に伝える
3. 根拠の説明：結論の根拠を3つほど示す
4. 事実の補強：根拠を支える具体例・エビデンスを示す

　※そして最後にもう一度結論を繰り返し、行動を促す

　このような4ステップを意識して話せば、1分程度で要点が伝わる。新人も優先順位を理解できる。タイパを重視する若手社員にとっては、このような簡潔明瞭な指示が歓迎されるはずだ。

効果的なピラミッドストラクチャーを作る3つのコツ

　それでは、さらにピラミッドストラクチャーを作るコツについても紹介したい。以下の3つは頭に入れておこう。

根拠は「MECE」で検討する

　根拠を考える際は、「MECE（漏れなくダブりなく）」の原則で検討しよう。ただし、若手社員に全ての情報を伝えるのではなく、重要な要素を3つ程度に絞ることがポイントだ。「あえて削る」のと「漏れている」のは別物である。

　例えば営業部長が案件の重要性を伝える場合、「売り上げへの貢献度」「競合の動き」「顧客からの期待」の3点に絞り込むことで、新人営業も要点を押さえやすくなる。タイパを意識した情報の取捨選択が重要だ。

事実には「生々しいエピソード」を入れる

　数字やデータだけでは若手社員の心に響かない。具体的で生々しいエピソードを加えることで、感情に訴えかける効果が高まる。

　「A社は重要顧客だ」という抽象的な説明ではなく、「先月、A社の社長が当社の本部長と会食し、将来的な取引拡大について前向きな発言をしていた」といったエピソードを加えれば、新人営業も案件の重要性を実感できる。

新人の質問に備えて準備する

　ピラミッドストラクチャーで話した後は、新人からの質問に備えよう。とくにタイパを重視する若手社員は、必要な情報を短時間で得たいと考えている。

　「この提案書のフォーマットはどこにありますか？」

　「過去の提案事例はどこあら参照できるますか？」

　「作成スケジュールはどう組めばいいですか？」

　などの実務的な質問に即答できるよう準備しておく。そうすることで、無駄な時間を削減できる。