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» 2007年01月05日 08時00分 公開

変わるビジネスコミュニケーションビジネス向けのメッセンジャー Biz IM市場の幕開け(第2回)(1/3 ページ)

インターネットの常時接続とブロードバンド化は、メッセージのレスポンスがリアルタイムで、簡単にファイルの交換や在席確認ができるインスタントメッセンジャー(IM)を爆発的に普及させた。ビジネスでもIMを幅広いシーンで活用できる。

[渡邉君人(Qript),ITmedia]

「ビジネス向けのメッセンジャー Biz IM市場の幕開け」と題し、本記事を含む下記5つのテーマで連載しています。

第1回 「ビジネスコミュニケーションの変遷と、IMの今」

第2回 「変わるビジネスコミュニケーション」

第3回 「大企業がついに乗り出すIM改革」

第4回 「必見!あなたの会社でIMはこう使え」

第5回 「上司や同僚だけじゃない。IMがつなげる未来のコミュニケーション」


 「急ぎのメール送ったが返信がない」「メールを送ったが見ているのかどうか分からない」「電話を掛けたが外出していた」「携帯電話に出ない」――IMは、このようなコミュニケーションの無駄を解消する強力なビジネスツールとなる。

 仕事の効率化に加え、精神的ストレスを感じることのないコミュニケーションを実現する。情報の伝達と共有が迅速化され、意思決定や顧客対応も即時化する。結果的にスピード経営、経営効率化につながる重要なアプリケーションとなるのだ。

ビジネスでIMをどのように利用するか?

 それでは、ビジネスマンがどのようなシーンでIMを活用できるのか、企業向けIMの機能と合わせて具体的に見ていこう。

ステータスによる状況確認を有効に利用する。

 メールと大きく違う点は、お互いの状態をリアルタイムに把握できる「ステータス」(またはプレゼンス)機能だ。IMを利用したことがない人には、自分の状態が一日中ほかの人のウィンドウ画面に表示されることに、強い抵抗感を感じる人も少なくないだろう。管理されている印象が強い、という意見もある。

 しかしIMのステータス機能は管理するためのものではなく、もっとビジネスを生産的にするツールであることを知ってほしい。例えば「在席」「一時離席」「ミーティング中」「食事中」「客先訪問中」など、IMに登録されているメンバーのステータスを常に把握できる。

プレゼンス確認 部署と部署のメンバーのステータスが確認できる

 連絡ができるのか、IMでメッセージを送るか、電話をかけるか、メールを送るのか、そのシーンに合った最適なコミュニケシーション方法を瞬時に判断できる。そうすれば、何度も電話をかけたり、留守電を残したり、返信を待ったり……という時間のロスや連絡の行き違いがなくなり、効率的にコミュニケーションができる。

 当社の「Yocto(ヨクト)セキュア・メッセンジャー」には、送信したメッセージを相手が読んでいるのかどうか、また、いつ頃に読んだのかを確認できるようになっている。このため、送ったメッセージが読まれたかどうか、と考える余計なストレスが解消される。もし、急ぎの資料作成などで集中したい時には「集中。返信不可」というステータスを表示すれば、余計な連絡が入らず、集中して仕事ができる環境を作ることもできる。

 グループウェアが事前に登録された各自のスケジュールを共有するツールであるのに対し、IMは各自の状況をリアルタイムに共有するツールとなる。ネットワークの向こうに居る仲間が、まるですぐそばに居るように感じながら仕事ができることは、何よりのメリットだ。

 最近では、「ICT」(Information Communication Technology)という言葉が注目されている。「I」と「T」の間にある「C=コミュニケーション」の重要性が認識され、殺伐としがちな社内コミュニケーションが、「IMを導入したことで活発になった」という意見がユーザーから多く寄せられている。

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