第5回 まとめて入力、まとめて削除――Excel：あやこ先生と学ぶOfficeの便利技

今回は、素材のExcelシートを目的の形式にする場合の便利なTipsをご紹介します。

[あやこ先生，ITmedia]

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　前回の記事では、「0」があることと「空欄」であることの違いについて、お話しました。では、すでに出来上がっている資料が、目的のデータ形式になっていない場合は、どうやったら効率的に処理できるでしょうか？　今回はまとめて「0」を入力したり、「0」そのものを削除する方法についてご紹介しましょう

「空欄」→「0」

　連載1回目で紹介した「特定のルールに該当するセルだけを選択する」を思い出してください。ジャンプのダイアログボックスには「空白セル」という選択肢がありました。この機能を利用して、まずは空白セルを選択します。

空白セルを選択

　次に、選択したセルに対し同じ「0」というデータを入力します。選択したセルに同じデータを入力する方法は、［Ctrl］＋［Enter］です。データをセルに格納する際に［Enter］を利用しますよね？　この時に併せて［Ctrl］を足すのです。

［Ctrl］＋［Enter］で選択したセルに同じデータを入力

　この［Ctrl］＋［Enter］は、数式の入力などにも利用できるので、前回ご紹介した「書式を崩さずにデータを入力する」方法としても利用できます。

「0」→「空欄」

　逆に「0」を空欄に戻す時には、［置換］機能を利用しましょう。置換のショートカットキーは［Ctrl］＋［H］です（特定の範囲のみの「0」を検索する場合には、あらかじめ対象範囲を選択しておきます）。検索項目には「0」を、置換項目は空欄にしておきます。

検索項目には「0」を、置換項目は空欄に

　ここでひとつ、気を付けていただきたいことがあります。単に「0」を「空欄」にしてしまうと、「50」が「5」になったり、「101」が「11」になったりしてしまうのです。これを防ぐには置換のダイアログボックスで［オプション］ボタンをクリックし、「セル内容が完全に同一であるものを検索する」のチェックを入れてから、［すべて置換］をクリックしてください。

単に「0」を「空欄」にしてしまってはいけません

　もちろん今回の方法は、「空欄」と「0」のためにある機能ではありません。まとめて別のデータに置き換えたい時［オプション］ボタンをクリックして確実に目的のものを検索し、置き換えることが大切になります。

あやこ先生：多田亜矢子

インストラクター暦10年。デスクトップアプリケーション、基幹システムなどの操作教育および、ITリテラシー教育、コミュニケーショントレーニング、トレーナー育成など幅広いジャンルの教育経験を持つ。分かりやすく実務に役立つインストラクションにこだわり、受講者の高いリピート率を誇る。趣味はワークアウトと料理。野菜中心の「dancyuテイスト」な料理が得意。主な所有資格はHDI（Help Desk Institute)国際認定トレーナー、MCP（Microsoft Certified Professional)、MOT（Microsoft Official Trainer)2000〜2007、Microsoft Office Specialistなど。

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