従業員の労働時間を確実に記録し、把握することは、企業の組織運営にとって極めて重要です。
労働時間の管理は法規制の順守とともに、企業として「とにかく正確」に行わなければなりません。それには管理側だけでなく、従業員側の協力も不可欠です。
本記事では、面倒な勤怠管理をなんとかしたいと課題を抱える企業に向け、IT製品で効率化できる「勤怠管理システム」の基礎知識とメリット、導入に向けた注意点、そして簡単操作とスマホ対応を特徴とするおすすめ勤怠管理システムを紹介します。あなたの会社とビジネスに適する勤怠管理システムを見つけるための一助となれば幸いです。
目次
勤怠管理システムの基礎知識
まずは、勤怠管理システムに関する基礎知識を紹介します。
勤怠管理システム／勤怠管理アプリとは？
勤怠管理システムは、従業員の出勤、退勤、休憩、残業時間などを管理するためのIT製品です。従業員の労働時間を正確に記録し、労働法規に適合するように設計されています。
従業員の勤怠情報を一括で管理できるようになるため、人事や経理の業務効率向上が期待できます。
また、データの自動集計機能により、労働時間の違反や不正を早期に検知できるようになります。
最近は従業員が自身のスマートフォンで手軽に登録できる「専用スマートフォンアプリ」やスマートフォン画面での操作に最適化した「Webツール」を用意するシステムも増えています。従業員は、スマートフォン対応ツールによりいつでもどこでも勤怠の記録が可能です。また、自分の労働時間や休暇の状況をリアルタイムで確認することもできます。
このように、勤怠管理システムは、単に時間の記録に留まらず、従業員のワークライフバランスの改善、企業のコンプライアンス遵守、業務効率の向上など、様々なメリットがあります。
タイムカードと勤怠管理システムの違い
多くの企業はこれまで、タイムカードと汎用オフィスソフトウェア（Microsoft Excelなど）を用いて従業員の勤務時間を管理していました。従業員は「出社を前提」にタイムカードへ記録し、会社側も打刻された日々の勤怠時間を目視してExcelなどへ転記し、記録することで管理します。作業の多くは「人力／手動」でした。
しかし、昨今は働き方の多様化とともに、正確かつ客観的な勤怠管理が改めて求められるようになりました。直行直帰、テレワークといった多様な働き方は「出社が前提」の手段ではもはや適応しにくくなり、「人力／手動」の記録方法も手間、時間、コストが増えます。手間がかかる分だけ人的ミスに由来する「不正確性」のリスクも積み増されていきます。
勤怠管理システムはこれらの課題をスーッと解消するように設計されるIT製品です。簡単に登録、記録でき、電子化したデータとして一元管理できるようになります。手動の勤怠管理に比べて工数を削減でき、何より集計間違いなどの人的ミス、また不正打刻などのリスクを大きく低減できる利点があります。
従業員はワークスタイルに合った働き方ができて打刻も簡単に行え、管理者は正確に勤務時間の管理が行えます。
このように勤怠管理システムには従業員、そして企業や管理者のそれぞれにメリットがあります。
勤怠管理アプリの導入効果と注意点
勤怠管理システムの導入にはメリットがありますが、いくつか注意点もあります。
ここからは、勤怠管理アプリの導入効果や注意点を紹介します。
勤怠管理アプリの導入効果
- 従業員の勤務時間データを簡単に管理できる
- 勤務時間、残業／時間外勤務時間、有給休暇、欠勤、休日などの情報を一元管理できる
- 出勤状況、休暇の申請、承認をシステム上で完結できる
●従業員の勤務時間データを簡単に管理できる
勤怠管理アプリを導入することで、従業員の勤務時間データを簡単に管理できます。
これにより、従来の紙ベースやエクセルでの管理に比べ、データの正確性が向上し、労働法規の遵守が容易になります。
また、データの迅速な入力と更新が可能となるため、管理者の作業負担が軽減されます。
●勤務時間、残業／時間外勤務時間、有給休暇、欠勤、休日などの情報を一元管理できる
アプリを使用することで、勤務時間や休暇、欠勤などの情報を一元管理できます。
これにより、従業員の労働状況の透明性が高まり、適切な人員配置やシフト調整が可能になります。
また、従業員自身も自らの勤務状況をリアルタイムで確認できるため、労働意識の向上が期待できます。
●出勤状況、休暇の申請、承認をシステム上で完結できる
従業員はアプリを通じて出勤状況の確認、休暇の申請、承認を行えるようになります。
紙やメールでの申請プロセスが不要になり、手間と時間の節約につながります。
また、システム上での申請と承認により、プロセスの透明性が保たれ、誤解やコミュニケーションミスを減らすことができます。
●従業員の勤務状況を集計・分析できる
従業員の勤務状況を集計と分析が可能になります。
これにより、労働時間のトレンド分析、部門やプロジェクトごとの労働時間の比較、過剰労働の防止など、組織全体の労働管理の最適化に役立ちます。
データに基づく客観的な分析により、経営層が適切な意思決定を行うためのサポートも可能です。
勤怠管理アプリ導入の注意点／チェックポイント
- 初期設定と維持のコスト
- システム障害のリスク
- データセキュリティのリスク
（1）初期設定と維持のコスト
勤怠管理アプリの導入には、システムの設定やカスタマイズ、従業員への研修などに関連する初期コストが発生します。
また、アプリの継続的なメンテナンスやアップデートに伴う費用も考慮する必要があります。
（2）システム障害のリスク
アプリがシステム障害を起こすと、勤怠データの入力やアクセスが一時的にできなくなる可能性があります。
これにより業務の遅延や混乱が生じることがあります。
（3）データセキュリティのリスク
勤怠管理アプリは従業員の勤務時間や休暇の詳細など、従業員の個人情報を含む勤務データを管理します。
十分なセキュリティ対策が行われていない場合は、データ漏洩や不正アクセスのリスクが存在します。
【スマホ対応】おすすめの勤怠管理システム、勤怠管理アプリ3選
ここからは、おすすめの勤怠管理システムを紹介します。
