スマホで勤怠管理を効率化｜システム導入メリットと製品の選び方

スマートフォンでの勤怠管理は、従来の紙タイムカードやPCブラウザ打刻に代わり、働き方改革やテレワークのニーズに応えるとても有効な手段です。スマホアプリやクラウド管理システムを活用すれば、出退勤記録や休暇申請がリアルタイムで完了し、勤務状況の把握や労務担当者の工数削減にもつながります。

本記事では、スマホ活用を前提とした勤怠管理の方法やメリット、シフト運用などにおける注意点、選び方のポイントを初心者でもわかりやすく解説します。無料プランやGPS打刻、給与計算・勤怠データ連携対応のシステムも年々増加しており、最適なサービス選定の参考になる情報を幅広くお届けします。

機能で比較「勤怠管理システム」おすすめ製品一覧

スマホ勤怠管理の背景と目的

スマホで勤怠申請や打刻ができるようになった背景や法改正・働き方改革下での目的を解説します。

背景：働き方改革と法改正の影響

テレワークやフレックス制など勤務形態の多様化により、従来の紙タイムカードや出退勤簿では対応困難なケースが増えています。働き方改革関連法に基づく時間外労働の上限規制や36協定対応も厳格化され、リアルタイムで労働時間を把握・集計できるスマホアプリの必要性が高まっています。

目的：工数削減とリアルタイム管理

勤怠情報のスマホ対応と勤怠データを一元管理する体制により、担当者の手作業やチェックミスを大きく防止できるようになります。システム化やアプリとともに、GPSや生体認証、顔認証、カメレオンコード対応など不正防止機能も導入でき、企業のコストやリスク軽減につながります。

この1ページで解決勤怠管理システムの主な機能、メリット／デメリット、選定ポイントを理解する｜おすすめ54製品をタイプ別に比較

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スマホ勤怠管理のメリット

以下では、主なメリットを6つ、具体的な事例を交えて紹介します。

リアルタイムで勤怠把握ができる

出社・退勤を外出中でもスマートフォンから打刻・記録できるので、勤怠状況をリアルタイムで可視化できます。結果、勤怠管理者の業務が大幅に効率化します。

手間や工数を大幅に削減できる

紙やExcelでの勤怠管理と比べ、スマホ打刻が導入できれば、勤怠データの集計や修正作業の工数を削減できます。集計ミスのリスクも軽減されます。

不正打刻や残業超過を防止できる

GPSやICカード連携、指紋認証・顔認証などを利用すれば、「打刻場所外」「代理打刻」「残業超過」などの不正リスクを低減できます。

テレワーク・営業も対応可能

在宅勤務や外出先からでも、スマホで出退勤できるため、日報や報告の作業も含め業務効率化に直結します。

無料アプリ・プランが利用できる

多くのクラウド勤怠サービスは、無料トライアルや無料プランを提供しており、まずはテスト導入や小規模チームで効果検証できます。

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勤怠データを給与計算にも連携可能

勤怠情報を自動で給与計算ソフトや人事システムと連携できるため、労務担当者の二重入力を排除し、ミスも防げます。

スマホ勤怠管理の導入方法

導入時に押さえておきたい手順と注意点を詳しく解説します。

利用環境と端末確認

対応OS（iPhone / Android）、スマホアプリ・ブラウザ動作確認、Bluetooth打刻端末やICカードリーダー連携などを確認しましょう。

打刻方法と不正対策

GPS、Wi‑Fi、QR・バーコード、NFC認証など、導入する打刻方法を決めます。生体認証やアラート機能、勤怠不正防止策も合わせて検討が必要です。

シフトや勤務形態の対応

複数シフト制やフレックス、変形労働制、有給休暇・休暇管理などを利用できるシステムを選びましょう。法改正にも対応しているか要チェックです。

操作性とアプリ画面

スマホアプリや管理者画面の操作性は利用率に直結します。従業員が直感的に使え、管理者が勤怠集計やcsv出力をスムーズにできるインターフェースが重要です。

初期設定と運用体制

初期費用や月額料金、複数デバイス対応、アカウント管理などを整えたうえで、管理者・従業員双方への教育・運用フロー整備を行いましょう。

分からなければ詳しい人に相談

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スマホ勤怠管理の注意点と改善策

導入失敗を防ぐために、よくある課題とその対策を紹介します。

操作性の課題と対策

システムやアプリが複雑、自社のニーズに合っていない製品では、従業員の入力ミスや利用率低下を招きます。ヘルプ対応のような内部の工数も増えるでしょう。無料トライアルが用意されている製品ならば、ぜひ積極的に活用し「自社に合った使いやすさであるかどうか」を確認しましょう。

「無料プラン」の制限

小規模シーンに向け、無料プランを用意する製品もあります。無料プランならば確かにコストはかかりませんが、有料プランに対してユーザー数や利用できる機能、データ保存期間などに制限があります。

例えば従業員増を見込んでいる場合、打刻端末連携やGPS連携、集計帳票出力のような付随機能も必要と考えているならば、有料プランも含めてコスト効果を試算することをおすすめします。

法令改正への対応

企業は法令を順守しなければなりません。労働関連の法令で身近なことでは例えば、「36協定」「労働時間」「年次有給休暇取得日数」などがあります。これを超えないよう・逸脱しないよう労働時間の正しい集計、年次有給休暇の適切な管理が求められますが、毎回手作業ではとても大変で、モレやミスも発生してしまいます。

法令はもちろん自社が正しく理解し、都度適切に対応すべきことですが、勤怠管理システムには「法令対応」の特徴を持つ製品が多くあります。端的には「システムを活用していれば対応済み」と考えられるまで楽になるのが大きなメリットです。

おすすめ勤怠管理システムの費用はどのくらい？　コストを抑えた導入方法を解説

スマホ勤怠システムの選び方

機能・費用・導入メリットを考慮した選定軸をまとめます。

対応機能のチェック

操作性とサポート体制

管理者と従業員双方の画面が直感的であるか、操作マニュアルやメール・電話のサポート体制があるか確認します。

費用とコスト感

セキュリティ・法改正対応

個人情報保護、ログ管理、SSL通信などのセキュリティ要件は必須です。さらに、法改正時の機能アップデートが標準で提供されるかも確認します。

法令対応機能では例えば、「労働・残業時間超え／規定休暇取得日数不足」のアラート機能、法令・要件に沿った帳票の出力、法令改正時の自動アップデート機能など、どんな法令対応関連の機能・体制があるかをチェックするとよいでしょう。

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おすすめ初めてのSaaS導入ガイド　まずはここから始めよう！　製品探しから利用開始まで6つのステップを徹底解説

中小企業のSaaS導入事例と成功のポイント

【スノボスクール】季節限定アルバイトスタッフ管理を効率化し、以後のデジタル化につなぐ一手に

シーズンによってスタッフ数が大きく変動するスノボスクールでは、従来の紙ベースのタイムカードでは休暇管理や給与計算の工程に混乱が生じがちでした。また、季節スタッフはスクールのインストラクターとしての役割もあり、通常勤務時とレッスン時で給与体系が複数混在することも手動工程では多大な手間がかかり、ミスが発生する可能性もある大きな要因となっていました。勤怠管理システムによるデジタル化（DX）によってまず労務管理の多大な手間とコストを軽減し、今後スクール運営をより効率化・高度化する一手として成果をあげました。

【観光地の飲食店】給与形態が異なり複数店舗もまたぐアルバイトスタッフの複雑な勤怠管理を効率化

観光地で複数の店舗を抱え、アルバイト／正社員の混在だけでなく、勤務場所に応じて1人のスタッフ単位でも給与形態が異なる、かなり複雑な労務管理のケースです。従来は紙タイムカードを集約し、月末にまとめて担当者の手作業と目検でExcel計算しており、これだけで数日かかりきりとなる工程で運用していました。勤怠管理システムを導入したことで手作業、アナログ作業の工程がほぼなくなり、勤怠状況の把握から集計、給与計算までほぼ自動、かつリアルタイムに実施できるようになりました。担当者の負荷が大幅に軽減され、スタッフへの給与支払時短にもつながった事例です。

【建機の整備・レンタル】創業70年の老舗企業が、これまでの人依存・紙ベースの業務フローを廃しデジタル型に刷新

創業70年超の歴史を持つ建機サービス企業では、経費精算をはじめとする紙ベースの業務や長年続くアナログ型の承認ワークフローに課題を抱えていました。新技術に対する現場の抵抗感やアナログな慣習をなかなか脱却できず、業務効率化が進みにくい状況が続いていたのです。法令改正（インボイス制度）への対応を契機に、まずはSaaSでのスモールスタートが可能な経費精算領域からデジタル化を推進。SaaSのメリットを活かし、業務効率改善と法令対応を約1カ月の短期間で実現しました。

スマホ対応勤怠管理は、手軽に始められる業務効率化の第一歩

スマホ対応を軸にした勤怠管理体制は、従業員のニーズを叶えるとともに、リアルタイム把握、不正防止、コスト削減、さらには手作業や紙・Excelからの脱却が可能です。テレワークや多様な勤務形態に対応し、給与計算連携と併せればバックオフィスも含めた業務効率化に直結します。

まずは無料で使えるスマホ勤怠アプリから使い勝手を試してみてはいかがでしょうか。現在の勤怠管理を見直すきっかけとして、スマホ導入を前向きに検討していきましょう。

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