「稟議書の承認待ちで、商談が進まない」「ハンコのためだけに出社するのは、もうやめたい」──。もし、こうした課題に1つでも心当たりがあるなら、その解決策は「ワークフローシステム」の導入かもしれません。
ワークフローシステムとは、稟議や経費精算といった社内のあらゆる申請・承認プロセスを電子化し、自動化するツールです。紙とハンコで行っていた一連の業務をクラウド上で完結させることで、意思決定のスピードを飛躍的に向上させ、テレワークをはじめとする多様な働き方を強力に後押しします。
本記事では、「どの製品を比較すれば良いか分からない」とお悩みの担当者様へ向けて、ワークフローシステムの基本機能から、具体的なメリット、失敗しないための選び方のポイント、そして【2025年最新版】のおすすめ製品（全19製品／2025年11月時点）までを徹底解説。経理や人事など部門別の活用事例も交え、貴社のDX推進と生産性向上を実現する最適な一手をご提案します。
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目次
ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムとは、企業内の各種申請と承認（意思決定）のプロセスを電子化し、効率的かつ透明性をもって管理するためのシステムです。
例えば「稟議書」「経費精算申請書」「休暇届」など、社内で発生するあらゆる書類の回覧・承認・決裁の流れを、あらかじめ設定したルール（承認ルート）に従って自動的に処理します。
従来の紙／アナログベースでの運用と比べ、申請者はスマートフォンやPCからいつでもどこでも申請でき、承認者は通知を受け取って速やかに決裁できるため、業務の停滞を解消します。この仕組みから「電子決裁システム」や「稟議システム」とも呼ばれています。
【部門別】ワークフローシステムの具体的な活用例
ワークフローシステムの効果は、全社的な業務効率化に留まりません。実は、経理、人事、営業といった各部門が抱える特有の課題をピンポイントで解決する力を持っています。ここでは、特に導入メリットの大きい4部門を例に、「日々のあの面倒な作業が、どのように変わるのか」を具体的に見ていきましょう。
経理部門のケース：「経費精算や支払依頼の迅速化とミス削減」
経理部門では、月末月初の繁忙期に交通費や出張費などの経費精算、取引先への支払依頼といった申請が集中しがちです。紙の伝票では、入力ミスや勘定科目の間違い、領収書の糊付けといった手作業に多くの時間が割かれていました。
After: ワークフローシステムを導入すれば、申請者はシステム上のフォーマットに入力するだけで、承認・決裁されたデータは自動で会計システムに連携可能です。これにより、手入力によるミスや二重登録を防ぎ、月次決算の早期化にも貢献。まさにDX推進の要となります。
人事・総務部門のケース：「入退社手続きや備品購入のペーパーレス化」
人事・総務部門は、従業員の入退社手続き、住所変更届、慶弔見舞金の申請、オフィス備品の発注など、多種多様な書類を扱います。これらの多くは個人情報を含むため、書類の保管や管理にも細心の注意が必要です。
After: ワークフローシステムは、これらの申請業務を電子化することでペーパーレス化を一気に推進します。過去の申請データも容易に検索でき、「あの書類はどこに？」と探す手間はもうありません。物理的な保管スペースの削減はもちろん、情報セキュリティの強化にもつながります。
情報システム部門のケース：「IT機器の利用申請やID管理の効率化」
情報システム部門では、新規PCの利用申請やソフトウェアのライセンス管理、各種システムのアカウント発行・停止依頼など、IT資産に関する管理業務が数多く発生します。これらの申請がメールや口頭で行われると、対応漏れや管理台帳への記入漏れといったリスクが高まります。
After: ワークフローシステムで申請ルートを一本化すれば、誰が・いつ・何を申請したかのログ（証跡）が確実に記録され、ITガバナンスの強化に直結します。機器の棚卸しやライセンス管理の精度も向上し、情報システム部門の担当者はより戦略的な業務に集中できます。
営業部門のケース：「見積書や契約書の承認スピード向上」
営業部門にとって、顧客へ提出する見積書や契約書の承認スピードは、ビジネスの成否を分ける重要な要素です。上長の出張などで承認が遅れ、競合他社に後れを取ってしまった、という経験は少なくないでしょう。
After: ワークフローシステムを使えば、承認者は外出先からでもスマートフォンで内容を確認し、電子印鑑で即座に承認できます。この意思決定の迅速化が、顧客満足度の向上と受注確度のアップに繋がり、企業の売上拡大に直接的に貢献します。
ワークフローシステム導入による4つの主要メリット
部門別の活用例からも分かるように、ワークフローシステムの導入は企業に多くのメリットをもたらします。ここではその中でも特に重要な4つの効果を掘り下げて解説します。
- 業務効率が向上する
- ペーパーレス化を実現する
- 業務の透明性が確保される
- 業務の標準化を実現する
メリット1. 申請・承認業務の効率化と意思決定の迅速化
最大のメリットは、業務プロセスの劇的なスピードアップです。紙の書類を回覧する手間がなくなり、承認者は場所を選ばずに決裁できるため、承認待ちの時間は大幅に短縮されます。これにより、ビジネスチャンスを逃さない迅速な意思決定が可能となり、企業全体の生産性を向上させます。
メリット2. ペーパーレス化によるコスト削減と多様な働き方への対応
申請書や添付書類をすべて電子データでやり取りするため、紙代・印刷代・郵送費・保管コストといった直接的な費用を削減できます。さらに、オフィスに出社しなくても業務が完結するため、テレワークやリモートワークを推進する上での基盤となり、従業員のワークライフバランス向上にも貢献します。
メリット3. 内部統制・ガバナンスの強化
「誰が・いつ・何を承認したか」という記録がシステム上に正確に残るため、業務プロセスの透明性が飛躍的に向上します。また、役職や規定に応じた承認ルートをシステムで制御することで、不正な申請や承認を未然に防ぎ、企業のコンプライアンスと内部統制の強化を実現します。
メリット4. 業務プロセスの可視化と標準化
これまで属人化しがちだった業務フローがシステムによって可視化・標準化されます。これにより、業務のボトルネックが明確になり、継続的なプロセス改善（BPR）へと繋げやすくなります。また、新入社員や部署異動者も定められたフローに沿って業務を進められるため、教育コストの削減にも効果的です。
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失敗しない！ ワークフローシステムの選び方と比較ポイント5選
自社に最適なシステムを導入するためには、いくつかの重要な比較ポイントがあります。ここでは「導入したけど使われない」といった失敗を避けるための5つの選定基準を解説します。
- クラウド型かオンプレミス型か
- 操作性とモバイル対応
- 外部システムとの連携性
- 承認フローの柔軟性とカスタマイズ性
- セキュリティとサポート体制
ポイント1：クラウド型かオンプレミス型か
- クラウド型（SaaS）: 初期費用を抑え、短期間で導入可能。サーバの管理も不要で、テレワークにも適しています。中小企業を中心に現在はこちらが主流です。
- オンプレミス型: 自社サーバーにシステムを構築。独自の業務フローに合わせた高度なカスタマイズが可能で、セキュリティポリシーが厳しい大企業や金融機関などで採用されるケースがあります。
ポイント2：操作性とモバイル対応
ITに不慣れな従業員も含め、誰もが直感的に操作できる分かりやすい画面（UI）かは、導入後の定着を左右する最重要ポイントです。また、外出先や移動中にも業務が滞らないようスマートフォンやタブレットでの申請・承認に完全対応しているかも必ず確認しましょう。無料トライアルがあれば積極的に活用し、複数名で使い勝手を試すことをお勧めします。
ポイント3：外部システムとの連携性
ワークフローシステムは、他のシステムと連携させることで真価を発揮します。会計ソフト、人事・勤怠管理システム、グループウェア、電子契約サービスなど、既存のツールとデータ連携が可能かを確認します。
CSVでの連携だけでなく、API連携に対応していれば、よりシームレスなデータ一元管理が実現でき、業務の自動化がさらに進みます。
ポイント4. 承認フローの柔軟性とカスタマイズ性
「申請金額によって承認者が変わる」「複数部門の合議が必要」といった、自社の複雑な承認ルートをシステム上で再現できるかは非常に重要です。
例えば、条件分岐、代理承認、差し戻しといった機能はもちろん、組織改編や人事異動に伴うルート変更が、管理者自身で簡単に行えるかどうかもチェックすべき項目です。
ポイント5：セキュリティとサポート体制
企業の機密情報を扱うため、IPアドレス制限、二段階認証、通信の暗号化といったセキュリティ対策は必須項目です。また、導入時の設定支援や、運用開始後にトラブルが発生した際の問い合わせに、迅速かつ丁寧に対応してくれるベンダーのサポート体制も、安心してシステムを使い続ける上で欠かせない要素となります。
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