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» 2007年05月22日 12時17分 UPDATE

3分LifeHacking:Word文書を効率的に開く5つのワザ

いちいちマイドキュメントから目的のファイルを探すのは非効率的。Word文書を効率的に開く5つのワザを紹介しよう。

[kizuki,ITmedia]

 Office文書の作成・編集では、同じファイルを繰り返して使う機会が多い。こうした場合、いちいちマイドキュメントから目的のファイルを探すのは非効率的だ。ファイル名なりフォルダなりを指定し、すばやく呼び出せるようにしておけば、作業の効率はグンとアップする。

 今回は、Wordファイルを効率的に開く5つのワザを紹介しよう。ファイルの保存場所などの条件別に紹介するので、業務スタイルに合ったワザを見つけてほしい。動作はWord 2002/2003/2007で確認している。

インデックス

  1. 「既定の参照先」を書き換えてすばやく開く
  2. マイプレースに追加してすばやく開く
  3. メニューに登録してすばやく開く
  4. 「最近使ったファイル」の履歴を増やしてすばやく開く
  5. 最後に使ったファイルを自動的に開く

Tips 01:「既定の参照先」を書き換えてすばやく開く

 よく開くファイルがひとつのフォルダにまとめて保存されているのであれば、「既定の参照先」をそのフォルダに書き換えることで、効率的にファイルが開けるようになる(4月19日の記事参照)。

 手順は、「ツール」−「オプション」−「規定のフォルダ」で、「文書」の「既定の参照先」パスを任意のフォルダのパスに書き換えるだけ。ここで指定したフォルダは、Wordの「開く」ボタンをクリックした際、最初に表示されるフォルダとなる。なお、ExcelやPowerPointでも手順は同じだ。

st_wo01.jpg 「ツール」−「オプション」−「規定のフォルダ」で、「文書」の「既定の参照先」パスを任意のフォルダのパスに書き換える。マイドキュメント以下の任意のフォルダはもちろん、ネットワークドライブなども指定可能だ

Word 2007では

左上の「Officeボタン」から「Wordのオプション」−「保存」で「規定のフォルダ」を設定できる。


Tips 02:マイプレースに追加してすばやく開く

 Tips 01の場合と異なり、よく開くファイルが複数のフォルダの中に分かれているのなら、それぞれのフォルダを「マイプレース」として登録しておくとよい。これにより、複数のフォルダの中にあるファイルを最小クリック数で開けるようになる。

 手順は、「開く」ボタンを押し、ダイアログが表示された状態で任意のドライブを選択し、「ツール」から「マイプレースに追加」を選択する。これにより、登録したフォルダが左側の「マイプレース」に表示されるようになり、開くまでのクリック数が大幅に削減できる。

 マイプレースに表示されたフォルダは、右クリックメニューの「上に移動」で表示順位を変更できる。よく使うフォルダを上位に表示しておけば、すばやく開くことが可能になる。いちいちマイドキュメントから階層をたどる作業ともオサラバだ。なお、このワザもExcelやPowerPointで利用できる。

st_wo02a.jpgst_wo02b.jpg 「ファイルを開く」で利用頻度が高いフォルダを選択し、「ツール」−「マイプレースに追加」を選択することで、左ペインに表示されるようになる。利用頻度に応じて表示順序を並び替えるとよい

Word 2007では

 左上の「Officeボタン」から「名前を付けて保存」をクリック。「保存先」ボックスの一覧で「マイプレース」にショートカットを作成するドライブ、フォルダなどを選択。「マイプレース」バーの既存ショートカットの下にある空白スペースを右クリックし「[選択したフォルダ名]を追加」をクリックしよう。


Tips 03:メニューに登録してすばやく開く

 FAX送付状のテンプレートなど、つねに同一のファイルを開く機会が多いのなら、そのファイルを直接メニューに追加してしまうのが有効だ。手順は以下の通り。

  1. 「ツール」−「ユーザー設定」を開く
  2. 「コマンド」タブを選択したのち、左側(分類)で「組み込みのメニュー」、右側(コマンド)で「作業」を選択し、その「作業」をそのままメニューバーにドラッグする
  3. ファイルを開いた状態で、「作業」−「作業メニューに追加」を選ぶと、その下にファイル名が追加される。次回からはそのファイル名をクリックするだけで開くことが可能になる。
st_wo03a.jpgst_wo03b.jpg 「ツール」−「ユーザー設定」で「組み込みのメニュー」「作業」を選び、メニューバーにドラッグする。ファイルを開いた状態で「作業メニューに追加」を選ぶと、そのファイルがメニューに追加され、ワンクリックで開けるようになる。ファイル名を変更した場合は無効になる

Word 2007では

 全く同じ機能はWord 2007には実装されていない。しかし、一度開いたファイルのショートカットをメニューに登録するのであれば、「Officeボタン」から「Officeメニュー」を開き、「最近使用したドキュメント」のクリップ機能を利用しよう。

st_wo06.jpg Officeメニューに「最近使用したドキュメント」が一覧表示されるので、ファイル名の右横に表示されているクリップをクリックすると、ドキュメントを固定できるので新しいファイルを作っても履歴が流れない。

Tips 04:「最近使ったファイル」の履歴を増やしてすばやく開く

 いくつかの同じファイルを繰り返し使っているが、保存先のフォルダがてんでバラバラという場合、ファイルメニューの最下段に表示される「最近使ったファイル」から開くのが効率的だ。デフォルトでは4つまで表示されるようになっているが、「ツール」−「オプション」−「全般」タブで変更することにより、最大9つまで表示できるようになる。

 Wordは常に起動状態にあるという場合、履歴から呼び出すこの方法は便利。ExcelやPowerPointでも利用できる。

st_wo04.jpg 「ツール」−「オプション」−「全般」で、最近使ったファイルの一覧を「4」から「9」に変更する。保存先のフォルダを問わず、すばやくファイルが開けるようになる

Word 2007では

 左上の「Officeボタン」から「Wordのオプション」−「詳細設定」−「表示」の「最近使用したドキュメントの一覧に表示するドキュメントの数」で表示するファイル数を設定する。最大50件まで。


Tips 05:最後に使ったファイルを自動的に開く

 Wordの場合、以下のようなショートカットを作成しておけば、前回終了時に編集していたファイルを、起動時に自動的に立ち上げることができる。日をまたぐ書類作成が多い場合や、マシンパワーの関係でまめにアプリケーションを終了/再起動せざるを得ない場合に便利だ。手順は以下の通り。なお、Word 2007でも同じ手順で設定できる。

  1. まずWordのショートカットを、任意の場所(デスクトップ上など)に作成する。
  2. ショートカットを右クリックしてプロパティを開き、「リンク先」に記されたパスの末尾に、半角スペースに続けて「/mFile1」と入力する。もしパスが

    "C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\WINWORD.EXE"

    であれば

    "C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\WINWORD.EXE" /mFile1

    と入力する。
  3. そのショートカットをクリックすれば、Wordが起動する際、最後に編集していたファイルが自動的に開かれる。

 なお、ショートカットを作成する際、スタートメニューに登録されているWordのショートカットを複製して使おうとすると、上記のパスが編集できない場合がある。この場合、Program Filesフォルダ内にあるWordの実行ファイルから、あらためてショートカットを作ろう。

st_wo05.jpg リンク先に記されたパスの後ろに、半角スペースに続けて「/mFile1」と入力することで、前回終了時に開いていたファイルが自動的に起動するようになる

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