いちいちマイドキュメントから目的のファイルを探すのは非効率的。Word文書を効率的に開く5つのワザを紹介しよう。
Office文書の作成・編集では、同じファイルを繰り返して使う機会が多い。こうした場合、いちいちマイドキュメントから目的のファイルを探すのは非効率的だ。ファイル名なりフォルダなりを指定し、すばやく呼び出せるようにしておけば、作業の効率はグンとアップする。
今回は、Wordファイルを効率的に開く5つのワザを紹介しよう。ファイルの保存場所などの条件別に紹介するので、業務スタイルに合ったワザを見つけてほしい。動作はWord 2002/2003/2007で確認している。
よく開くファイルがひとつのフォルダにまとめて保存されているのであれば、「既定の参照先」をそのフォルダに書き換えることで、効率的にファイルが開けるようになる(4月19日の記事参照)。
手順は、「ツール」−「オプション」−「規定のフォルダ」で、「文書」の「既定の参照先」パスを任意のフォルダのパスに書き換えるだけ。ここで指定したフォルダは、Wordの「開く」ボタンをクリックした際、最初に表示されるフォルダとなる。なお、ExcelやPowerPointでも手順は同じだ。
左上の「Officeボタン」から「Wordのオプション」−「保存」で「規定のフォルダ」を設定できる。
Tips 01の場合と異なり、よく開くファイルが複数のフォルダの中に分かれているのなら、それぞれのフォルダを「マイプレース」として登録しておくとよい。これにより、複数のフォルダの中にあるファイルを最小クリック数で開けるようになる。
手順は、「開く」ボタンを押し、ダイアログが表示された状態で任意のドライブを選択し、「ツール」から「マイプレースに追加」を選択する。これにより、登録したフォルダが左側の「マイプレース」に表示されるようになり、開くまでのクリック数が大幅に削減できる。
マイプレースに表示されたフォルダは、右クリックメニューの「上に移動」で表示順位を変更できる。よく使うフォルダを上位に表示しておけば、すばやく開くことが可能になる。いちいちマイドキュメントから階層をたどる作業ともオサラバだ。なお、このワザもExcelやPowerPointで利用できる。
左上の「Officeボタン」から「名前を付けて保存」をクリック。「保存先」ボックスの一覧で「マイプレース」にショートカットを作成するドライブ、フォルダなどを選択。「マイプレース」バーの既存ショートカットの下にある空白スペースを右クリックし「[選択したフォルダ名]を追加」をクリックしよう。
FAX送付状のテンプレートなど、つねに同一のファイルを開く機会が多いのなら、そのファイルを直接メニューに追加してしまうのが有効だ。手順は以下の通り。
全く同じ機能はWord 2007には実装されていない。しかし、一度開いたファイルのショートカットをメニューに登録するのであれば、「Officeボタン」から「Officeメニュー」を開き、「最近使用したドキュメント」のクリップ機能を利用しよう。
いくつかの同じファイルを繰り返し使っているが、保存先のフォルダがてんでバラバラという場合、ファイルメニューの最下段に表示される「最近使ったファイル」から開くのが効率的だ。デフォルトでは4つまで表示されるようになっているが、「ツール」−「オプション」−「全般」タブで変更することにより、最大9つまで表示できるようになる。
Wordは常に起動状態にあるという場合、履歴から呼び出すこの方法は便利。ExcelやPowerPointでも利用できる。
左上の「Officeボタン」から「Wordのオプション」−「詳細設定」−「表示」の「最近使用したドキュメントの一覧に表示するドキュメントの数」で表示するファイル数を設定する。最大50件まで。
Wordの場合、以下のようなショートカットを作成しておけば、前回終了時に編集していたファイルを、起動時に自動的に立ち上げることができる。日をまたぐ書類作成が多い場合や、マシンパワーの関係でまめにアプリケーションを終了/再起動せざるを得ない場合に便利だ。手順は以下の通り。なお、Word 2007でも同じ手順で設定できる。
なお、ショートカットを作成する際、スタートメニューに登録されているWordのショートカットを複製して使おうとすると、上記のパスが編集できない場合がある。この場合、Program Filesフォルダ内にあるWordの実行ファイルから、あらためてショートカットを作ろう。
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