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» 2007年09月26日 22時00分 UPDATE

実践イベント実施:「究極の会議」をやってみよう!

ビジネスパーソン共通の悩みが“会議”。出席者が「会議って時間の無駄だなぁ」と思うだけでなく、主催側もどうやったらもっと効率的に会議できるのかを気にしている。そんな人たちに『究極の会議』著者が“究極の会議 実践法”教えます。

[鈴木健,ITmedia]

 ITmedia Biz.IDの人気連載「議事録ドリブン」シリーズをもとにして、ソフトバンク クリエイティブから書籍『究極の会議』を出版しました。「議事録ドリブン」とは、“会議中にプロジェクターやディスプレイで議事録を書きながら会議をする”という方法で、誰でも簡単に会議の生産性を劇的に改善することができるものです。

 議事録ドリブンのココロは簡単です。「会議をよくしようと思うのではなく、よい議事録を書こうと意識すれば、会議は自然によくなる」という一言につきます。議事録こそが会議のアウトプットなのですから、それを作りながら会議をすれば、会議はうまくいくのです。

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「会議が迷走しない」

 リアルタイムに書き込まれる議事録を見ながら会議するので、「いま何のトピックを話しているのか」が明確になり、そのトピックから外れた発言が出にくくなる。「前の人がどんな発言をしたか」も書き込まれるので、うっかり別のことを考えていた人も、脱線することなく議論に戻ることができる。

「会議が決まる」

 誰かの「意見」にしか過ぎない発言と、全員の合意が得られた「結論」は、マークや色分けなどで分かりやすく可視化する。どこからどこまでが結論で、どこからどこまでが意見なのかが明確に分かれるので、会議が迷走しなくなる。

「結論」

 結論の可視化によってどこまでが決まっているかが明確なので、会議が決まっていく。結論を出すことが会議にとって重要だという意識が参加者の中に芽生える。

「会議で決まったことが実行される」

 会議で、「これこれをやろう」ということが決まるが、「いつまでに」「誰が」やるかが決まらないため、実行されないことが多々ある。議事録ドリブンでは「いつまでに」「誰が」も必ず書くというルールなので、決まったことが実行されやすくなる。

「会議が短い」

 このように、スパイラルに陥る要因を1つ1つ解決することによって、会議全体の時間を短くすることができる。実際にこの方法で会議をしてもらうと、会議時間がだいたい半分に減る。

 この「議事録ドリブン」を中心とした会議術がエクストリーム・ミーティング(究極の会議)で、15のプラクティスからなります。

 →15のプラクティス

 こうしたノウハウを載せた『究極の会議』本を読めば、誰でも簡単に会議がうまくなります。ただ、どうしても文字だけでは伝わらないものもあります。最もよい会議術の習得方法は、よい会議に参加することです。実際に究極の会議に参加してみれば、よい会議がどういうものなのか、一発で分かるようになるでしょう。15個のプラクティスも、文字で追えば数が多いですが、実際の会議に参加すれば、自然に身につきます。

 ※「究極の会議をやってみよう!」実践イベントは締め切りました。たくさんのご応募、ありがとうございました。
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 セミナー参加者には、ソフトバンク クリエイティブから出版された書籍『究極の会議』をプレゼントします。

 15のプラクティスの丁寧な説明に加え、WordやExcel、マインドマップを使った会議術や、はてなの近藤淳也社長との特別対談も収録しています。第四章では、未来の会議についても思いをはせてみました。

 目次

  • 第1章 よい会議ではなく、よい議事録を目指せ!
  • 第2章 議事録ドリブンはビジネスのプロセスを変える
  • 第3章 議事録ツールを使いこなせ
  • 第4章 ネット会議の進化と文明の変容
  • 特別対談 近藤淳也×鈴木健
  • 議事録ドリブン チェックシート

プラクティス1──議事録ドリブン(minute driven meetings and projects)

 会議中に議事録を共有して書いてしまいましょう。

プラクティス2──ゴールの共有(shared goals)

 会議のゴールが決まってないと、会議はうまくいきません。

プラクティス3──リマインド(remind meetings)

 会議の開催を事前に告知するようにしましょう。

プラクティス4──時間管理(time management)

 会議をちゃんと終了させるコツは、会議を始める前にあります。

プラクティス5──一度に1つのトピック(one topic at a time)

 1つのトピックで結論が出てから別のトピックに移りましょう。

プラクティス6──議事録の共同注視(joint attention on the minute)

 議事録をみんなで見るような机の配置で会議をしてみましょう。

プラクティス7──意味の明確化(clear definitions)

 それは結論なのか、単なる意見なのか、意味を明確にして議論をしましょう。

プラクティス8──終了時確認(final confirmation)

 会議の最後のまとめが、会議の成功を左右させます。

プラクティス9──会議中に別の会議を設定する(fix meetings during meetings)

 必要な人たちだけで会議をするようにしましょう。

プラクティス10──ロギング&トラッキング(logging and tracking)

 ToDoは後から進捗が確認できるようにしましょう。

プラクティス11──マイルストーンの設定(set milestones)

 マイルストーンを的確に設定すると、会議がうまくいくようになります。

プラクティス12──議事録の共同所有(collective minutes ownership)

 議事録は誰でも事前に編集できるようにしておきましょう。

プラクティス13──ToDoの共同所有(collective ToDo ownership)

 ToDoも誰でも編集、参照できるようにしておきましょう。

プラクティス14──共通の用語(common vocabulary)

 同じ定義の用語を使わないと、会議は迷走してしまいます。

プラクティス15──ラフコンセンサス&エグゼキューティングタスク(rough consensus and executing task)

 会議室ですべてが決着つくと思わずに、少しずつ物事を進めていきましょう。


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