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» 2010年12月08日 19時30分 UPDATE

年末デスク整理術:ポスト・イットで今すぐできる3つのかんたん書類整理術

少しの工夫で書類整理を見直してみよう。事務効率化コンサルタントのオダギリ展子さんが創意工夫の中であみだした「ポスト・イットを使った書類整理術」。そのエッセンスを紹介する。

[藤村能光,Business Media 誠]
image オダギリ展子さんは、貿易事務を担当していた時に業務効率の改善を追求し、月100時間を超える担当者の残業をゼロにした経験を持つ。現在は「事務の効率化」に関するコンサルティングなどを手掛けている

 デスク整理をさまたげる要因の1つは書類だ。積み上がった書類の山を見て、片付けの意欲がなくなってしまうことも多いのではないだろうか。書類整理におけるこうした悩みは、のり付き付せんを使ったちょっとした工夫で解消できるかもしれない。

 3Mジャパングループのエーワンは11月30日、セミナー「最強の書類整理術」を開催した。講師を務めたのは、事務効率化コンサルタントのオダギリ展子さん。かつての仕事だった貿易事務で培った「ミスなき業務」のノウハウを基に、「ポスト・イット」を使った書類整理術を伝えた。その一端を紹介する。


付せん探しのムダをなくす

付せんをテープで貼り付ける テープで付せんを貼り付けておく。これにより机の上で付せんがどこにあるかがすぐに分かる

 書類やファイルの整理に付せんを使っている人の悩みのタネは、「どこかに紛れてなくしてしまったり、机の上が付せんだらけになったりすること」(オダギリさん)ではないだろうか。机の引き出しに付せんを入れていることを忘れたまま、新しい備品を使ってしまう場合もある。

 ここでオダギリさんが勧めるのは、セロハンテープで「簡易両面テープ」を作り、壁や書類ボックスの横側に貼り付けておくことだ。強い粘着力を持つタイプの付せんを使う場合は、裏紙を取ってそのまま貼り付けておける。付せんそのものを探すムダな時間を減らすことができる。

クリアファイルの内側に貼る

ファイルの内側に貼った付せん 付せんはファイルの内側に貼り、紛失を防ぐ

 業務に応じて複数のクリアファイルを使い分ける場合、その内容を記載したラベルを貼ると、整理や分類がしやすい。ファイルの数だけラベルシールを貼るのも1つの手だが、はがした跡が残ったり、シールを新たに購入したりする必要があるなど、ここでもムダが生じてしまう。

 オダギリさんはクリアファイルのラベルにも付せんが使えると話す。具体的には、付せんの粘着部がある側にラベルの内容を書き、ファイルの内側に貼り付けておく。外側ではない理由は「外部に貼った付せんは、いつの間にかなくなってしまう」から。付せんがはがれ、ファイルの中身を調べて再びラベルを作るという作業をなくせるのがポイントだ。

「厚紙+クリアファイル」で付せんを繰り返し使う

厚紙と付せんをはさんだファイル 付せんをはった厚紙と書類をファイルに入れ、繰り返し使うのがお勧めだという

 捺印申請や稟議の書類は、ファイルに入れて捺印の旨を明記した付せんを貼り、担当者に依頼する場合が多い。捺印申請のように月に何度か処理する業務の場合、付せんを毎回使って捨てるのはもったいない。だが「はがして貼る」を繰り返すと、粘着力が弱まり、すぐに使えないようになる。

 オダギリさんは、ファイルに厚紙を挟みそこに付せんを貼り付けておく方法を提案する。付せんのついた厚紙の後ろに書類を入れ、そのファイルを何度も使えば、1つの書類ごとに新しい付せんを浪費することもなくなる。また厚紙の強度により「専用ボックスに入れておいたファイルも箱の中で折り曲がらない」など、書類の管理においても役に立つ。


 付せんの使い方1つで、書類整理は思いのほかはかどる。「ちょっとしたこと」と謙遜するオダギリさんだが、これらの考え方はかつて貿易事務を担当していた時に、「ミスをしないように」と考え抜いた上で導き出したものだという。

 書類整理の第一歩は、目の前にある書類の山を片付けること。「書類整理の目的は整理整頓ではなく、業務でミスをしない習慣を作ること」と笑うオダギリさん。その創意工夫から学べることは多い。

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