話しかけるベストタイミングは――机を見れば分かる：机を基地化せよ（3/5 ページ）

[美崎栄一郎，Business Media 誠]

ITオンチの「アカハナ」へのパス！　大切なファイルは必ず凍結する

　せっかく作った見積もり資料をアカハナに台無しにされてしまった依存ちゃんは、何を間違えていたのでしょうか。

　月光堂は基本的にファイルをローカルに保存できないルールですから、依存ちゃんは自分が作成した資料を共有サーバ上のしかるべきフォルダに入れ、アカハナに場所を教えてチェックするよう求めました。そしてアカハナは、リテラシーもないのにそれを原形をなくすまでいじり倒し、あげ句の果てに「上書き保存」してしまったため、依存ちゃんの努力は水の泡になってしまったわけです。しかし、曲がりなりにも上司ですから、面と向かって怒るわけにもいきません。

　まず、リテラシーのない相手にファイルを触らせなければならないときには、絶対にコピーして保存しておくことです。

　さらに安全策をとる方法があります。単純にコピーするのではなく、ZIPなどのアーカイブファイルにしておくのです。「凍結」させてしまえば、ITリテラシーが低い人は間違えて触ろうにも触れなくなりますし、万が一解凍していじってしまっても、元のアーカイブファイルは必ず残ります。

　この考え方は、Dropboxなどにファイルをアップロードする際も同様です。少しでも不安があるなら、必ず心掛けましょう。アーカイバ（生成・解凍のためのプログラム）さえインストールしてあれば、ファイルを右クリックしてメニューを選ぶだけで保険をかけられるのですから。

デスクトップが汚い「依存ちゃん」へのパス！　アイコンを添付しない

　デスクトップがアイコンだらけの依存ちゃん。ITリテラシーについては問題なくても、タスク処理という観点では疑問符が付く相手です。

　こういう人は、添付ファイルをとにかくデスクトップにドラッグ＆ドロップしたがります。そのあとですぐ取り掛かってくれればいいのですが、ワンクッション入ってしまうとたちまち埋もれ、最悪の場合は忘れられてしまいます。

　またローカルで作業しても構わないというルールの場合、下手にファイルそのものを添付して渡してしまうと、たとえオリジナルをアーカイブしておいたとしても、相手がその後どこまで作業を進めているのかが、いちいち本人に確認しない限り分からなくなってしまいます。

　最良の対策は、アイコンの添付をやめることです。

　ファイルそのものを添付する場合だけでなく、共有フォルダ上のファイルを参照するよう指定する場合や、Dropboxをインターネットを通して他人と共有する場合も、パス（相対パス）を直接テキストのリンクという形でメールに貼り付けるようにするのです。

　そして、必ず元の場所で作業をするよう念を押しておきます。こうしておけば、相手はデスクトップに引っ張り出す方法がありません。