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» 2010年09月03日 10時45分 UPDATE

オルタナティブ・ブロガーの視点:グループウェアのリアルな費用対効果

グループウェアを導入した場合の効果を金額で把握する方法をオルタナ・ブロガーの後藤和良氏が紹介します。

[後藤和良,ITmedia]

(このコンテンツはオルタナティブ・ブログ「グループウェア完全比較ガイド」からの転載です。エントリーはこちら。)

 グループウェアの導入や乗り換えを検討されている方々は、グループウェアの機能だけではなく、導入時の費用や運用コストまでを含めた費用対効果などにも高い関心を持っているのではないでしょうか。

 そんなお悩みを持つ担当者の方に、上司への説明やプレゼン・稟議(りんぎ)を通すための協力ができればと思い、今回はグループウェアの導入により得られる費用対効果について紹介します。

月に数百回行う作業を数秒早くすることの費用対効果

 例えば「スケジュールの登録」という作業で比較してみます。

zu1.gif

 上記のパターンをもとに、1カ月(20営業日)に200件スケジュール登録を行ったとして計算してみます。

zu2.gif

 これを年間にしますと、下記のようになります。

zu3.gif

 手書きのままですと年間で1.5人日ほどになりますが、グループウェア導入ですと約半日と、丸1人日分の作業工数の差が出ます。

 社員1人の1営業日は、コストにして数万円に相当するのではないでしょうか。それが全社員分、削減できることになります。

 しかし上記までの計算は、グループウェアの最も代表的な一機能のみの利用ですので、例えば複数人のスケジュール連携など、アナログでは数分話し合って決めるようなことも数秒でできます。

 グループウェアはどれも多機能で、すべての機能を使いこなすには難しいですが、ごく基本的な2つ、3つの機能を使いこなすだけでも、費用コスト以上の作業コストを削減することができます。

書類などのペーパーレス化によるコスト削減も

 例えば、他社への発注や交通費精算など、社内で多々発生するワークフローでは……。

  • 書類に記入
  • 総務などへ提出
  • 稟議の決裁を待つ
  • 場合によっては差し戻しで紙が無駄に

 これらの流れは、アナログですと決裁までに数日かかる場合もあります。

 そこで、ワークフロー機能のあるグループウェアならば下記のようになります。

  • 書類は手書きでなく画面入力
  • ボタン1つで担当者へ提出
  • 決裁もボタン1つで済み決裁者の負担減
  • 差し戻しの際も再入力のみで、紙が無駄になることがない

 上記のように、時間コストとペーパーコストの両面で改善が見込めます。

 A4コピー用紙は500枚で300円など最近は安価なので、コスト計算するには微妙にも思えますが、A4用紙をストックする場所、稟議書類の蓄積、またゴミとなった紙を処理するコストを考えますと、ペーパーレスにする価値は大きいのではないでしょうか。昨今のカーボンオフセットの流れにも乗れますね。

 多少計算していただければ、「情報共有・作業効率の改善」という抽象的な表現ではなく、「年間○人日・○万円のコスト削減効果」という具体的なコスト削減効果を打ち出せると思います。

 グループウェア導入を検討されているご担当者様はぜひ参考にしてみてください。

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