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フレッシュサマリ
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2017年06月15日 10時00分 UPDATE

「あれ? あの領収書、どこに……」を解決 スマホで“電子化”、経費精算をラクに

[PR/ITmedia]
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 「あれ? あのときの領収書どこに置いたかな」――皆さんは、ガサゴソと机や引き出しをひっくり返した経験はないでしょうか。ちょっと精算をサボると、財布が領収書の束でパンパンに膨らむという人も少なくないはずです。

 そんな経費精算の煩わしさを軽減するのが、領収書の電子化です。2016年の電子帳簿保存法(e-保存法)改正によって、スキャナーだけでなく、スマートフォンやデジタルカメラなどで領収書を撮影し、税務署への申請に使うことが認められるようになりました。紙とは違って、領収書を紛失するリスクを抑えられるうえに、貼付作業などの手間も不要になります。

 とはいえ、電子化するにはどんなツールを使い、どのような手順を踏めばいいか分からない人もいるはず。そんな人におすすめなのが、大塚商会子会社のOSKが開発するグループウェア「eValue NS 2nd Edition」です。ドキュメント管理、スケジューラーなどの機能と並んで、領収書を電子化・保存し、経費精算を行える機能も組み込まれています。

 使い方は、まず領収書を受け取ったら、その場でスマホなどで撮影。そのままスマホで、画像を保存する社内フォルダを選び、取引先名や日付、金額などを入力すれば、PDFファイルとして保存されます。

 保存した証憑ファイルの解像度、階調、大きさ情報を自動で記録したり、その時刻にデータが確実に存在していたことを証明する「タイムスタンプ」を付与したりと、データが改ざんされていないか確認するための仕組みも備えています。

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 2017年10月には、OSKの会計システム「SMILE会計」とも連携が可能に。経費申請承認から仕訳伝票の登録、伝票と領収書の関連付けまでを行えるようになります。

 作業の無駄を削減できる領収書の電子化。法律の規制緩和も進むこのタイミングで、こうしたツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。「eValue NS 2nd Edition」に関する資料、電子化の運用イメージは、大塚商会のWebサイトからダウンロードできます。

ITmedia NEWS編集部の「ここがポイント」

経費精算は、直接的に利益を生み出すわけではない作業。どの企業も、できるだけ時間・コストをかけず、効率化したいというのが本音でしょう。スマホを使った領収書の電子化は、効率化への第一歩です。

例えば、外出が多い営業部門なら、わざわざオフィスに戻らなくても、経費が発生したその場で手元のスマホからデータ入力を済ませることが可能になります。それまで経費精算に費やしていた時間を、他の作業に振り分けられれば、企業全体の生産性向上にもつながるでしょう。

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アイティメディア営業企画/制作:ITmedia NEWS編集部/掲載内容有効期限:2017年6月28日