日本人ビジネスパーソンにとって「会議」は重要な業務の1つだが、ムダも多い。リトー氏は、観察調査によって会議室の使用率を調べたところ、予約システムでは満席のはずの会議室の約76%が使われていないことに気付いた。「とりあえず1時間」と予約するものの実際には15分で終わってしまったり、会議そのものが流会になっても予約されたままになっていたりしたのだ。
新オフィスでは、会議室の数や広さを利用実績に基づいて再設計した。ちょっとした雑談などのためのコラボレーションスペースを3.3倍に増やし、会議室は23部屋に減少。そのほとんどを4〜6人用にしたほか、2部屋はデスクやパーテーションが簡単に動かせる多目的スペースとした。また、すべての会議室には1画面ないし2画面のディスプレイを設置してペーパーレスでの情報共有を促進している。
そして何より人感センサーと連動した予約システムを導入。すべての会議室入口には予約者と予約時間を表示する小型ディスプレイを設置し、センサーにより利用が確認できなければ自動的に予約が解除される。照明のオン/オフも連動するため省エネ効果もあった。
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