Gmailのフィルタ機能を使えば、大量に送られてくるダイレクトメールが受信トレイを埋めてしまうことも避けられます。受信と同時に目につかない場所に「アーカイブ」するのです。
これまでの社内業務システムをGoogleが提供するGoogle Appsに移行して、メールもGmailで管理するという企業が増えています。Gmailには高度な検索やラベルによる振り分け機能などがありますが、従来型のメールソフトと使い方や作法が異なるため使いづらいと感じる人も多いようです。本連載ではGmail特有の作法について解説していきます。
企業からのダイレクトメールやメールマガジンに仕事のメールなどが埋もれてしまうことがあります。受信トレイをスッキリさせ重要なメールを見逃さないために、重要度の低いメールが届いたと同時に自動的に既読にしアーカイブしてしまいましょう。
自動振り分けのために作成したフィルタは、後から変更・削除可能です。変更した場合は、最後に[フィルタを更新]をクリックしないと適用されないので忘れないようにしましょう。また[削除]をクリックすると確認なしで即削除されてしまうので気をつけましょう。
ジャーナリスト・プロデューサー。『できるポケット+ Gmail 改訂版』(インプレスジャパン)著者。ASCII.jpにて「メディア維新を行く」、ダ・ヴィンチNEWSにて「まつもとあつしのそれゆけ! 電子書籍」連載中。著書に『スマート読書入門』(技術評論社)、『スマートデバイスが生む商機』(インプレスジャパン)『生き残るメディア死ぬメディア』(アスキー新書)など。
取材・執筆と並行して東京大学大学院博士課程でコンテンツやメディアの学際研究を進めている。DCM(デジタルコンテンツマネジメント)修士。Twitterのアカウントは@a_matsumoto。
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