「週次レビューが実践されていなければ、GTDは実践されていない」という名言(?)があるぐらい、GTDにとって週次レビューは重要です(実際の週次レビューについてはこちら)。
実際の週次レビューでは、1)頭の中の気になっていることを全部書き出し、2)すべてのリストを見直す――というプロセスになりますが、いったんそれが習慣化してくると、だんだんと工夫して自分だけのチェック項目を加えていきたくなります。新しい習慣を作ることは難しいですが、既に実践している習慣になにかを付け足していくのはそれほど難しいことではないからです。
ここでは個人的に週次レビューにどういったチェック項目を付け足しているのかをご紹介します。あなたも自分にとって使い勝手の良いチェックリストを作ってみてください。
筆者が週次レビューを始めたころのチェックリスト
筆者がGTDを実践し始めたころの週次レビューチェックリストは、以下のような必要最小限のものでした。GTDを始めるときは週次レビューが億劫になる可能性もあるので、簡単なものにしておくのがよいでしょう。
以前のチェックリスト
- 頭の中の気になることを全部書き出す
- すべてのリストを見直し
- 今週、先週の予定を確認
筆者の現在の週次レビューチェックリスト
しかしGTDに慣れてきて、毎週週次レビューを実践することができるようになると(筆者の場合は基本的には土曜日の午前中を使っています)、その時間をさらに有効活用したくなります。筆者の現在のチェックリストは次のようになっています。
現在のチェックリスト
- 頭の中の気になることを全部書き出す
- すべてのリストを見直し
- 今週、先週の予定を確認
- 部屋の掃除(部屋がきれいになれば生産性もUP!)
- Amazonのウィッシュリストをチェック(来週は何を読む?)
- メインPCのデータバックアップ(HDDは信用するな!)
- 使っているPCすべてのウイルスチェック(あの悲劇を忘れるな!)
- 資産チェック(資産増えてる?)
チェック項目には自分へのメッセージを
なお、項目の後ろに括弧で自分へのメッセージ(心の声?)を入れておくとさらに使い勝手がいいかもしれません。このちょっとした工夫はcheck*padで「フライデー8」というリストを公開しているコイッチさんの手法を参考にさせていただいています(コイッチさん、ありがとうございます!)。
彼も週次での整理整頓を実施されているようですね。下記にご参考までにチェックリストを引用しておきます。
フライデー8
- 【金】経理処理を忘れてないか確認(カネで信用を失うな!)
- 【整】資料と名刺を整理(手を動かして重要度/優先度を考える)
- 【省】一週間の出来事を簡潔に記録(反省しながら要約する)
- 【創】企画メモ、アイデアを整理(1アイデアを1枚にまとめ、ファイル)
- 【計】翌週の予定、タスクを確認、設定(優先度をつけるのが大切!)
- 【礼】お礼、お詫び、ご無沙汰のメール/電話(毎週3人だって十分)
- 【清】ゴミを棄てる(紙、PCファイル、メール……持ち物の20%は不要)
- 【備】バックアップ/ウイルス対応/デフラグ(備えあれば憂いなし)
★オマケ★楽しい週末に思いを馳せる(一番重要! 楽しんでこその人生だ)
【礼】の部分などは自分も見習いたいですね……。なお、彼がこのチェックリストにいたるまでには試行錯誤があったようです。オリジナルのリストはブログでも公開されています。以前は9つの項目だったようです。9項目中、「紙、モノの廃棄」と「PC/メールボックスのゴミ箱を空に」の項目を統合して8項目にしたのでしょう。
「LifeHack」とは日々の生活を少しずつ改善していく習慣のことだと思っています。週次レビューも良いものはどんどん取り入れてストレスフリーの生活を目指したいですね。
今ならできるGTD
- 「将来の目標」は「日々の仕事」の中にあり
デビッド・アレンさんは「日々の仕事を片付けられないと、将来の目標など見えてこない」と言います。日々仕事に追われていたりストレスにさらされていると将来のビジョンは描きにくくなります。(2008/12/31) - GTDでつまずきやすい「プロジェクト」って?
GTDで分かりにくい概念のひとつに「プロジェクト」があります。6つのレベルでやるべきことを見直す「Horizontal Model」で考えると、プロジェクトの活用法が見えてきます。(2008/12/30) - GTDで“頭の中のメモリ”を空けておこう
気になることを頭に溜め込んだ状態では、目の前の作業に集中することは決してできません。「あれやったかな」「あ、それもやらなくちゃ」「あの件、あの人に確認しなくちゃな」と本来の作業を邪魔する思考ばかりが浮かんできて、生産性をがくんと落としてしまうからです。(2008/12/29) - GTDで「思いつきの行動」をなくそう
その時(もしくはその日)思いついた選択肢から行動を選んでいます。これは実に非効率的です。GTDを実践できるようになると「あらかじめ用意された選択肢」から行動を起こせるようになります。(2008/12/28) - GTDで達成できるもの――タスクは減るの? 増えるの?
「GTDを実践すれば、ToDoリストのタスクがどんどん片付くのですよね?」とよく聞かれます。これはある意味イエスであり、ある意味ノーでもあります。(2008/12/27) - 「頭の中」も「机周り」もすっきりするのがGTD
過去のGTD連載では「頭の中の気になること」に重点を置いて説明してきましたが、本来のGTDは物理的に気になるもの─―手をつけていない書類やいっこうに片付かない引き出し─―などを整理する手法でもあるのです。(2008/12/26) - GTDは難しい? 「この作業をマクロに設定しておけば楽だろうな」に似ている
「GTDはとっつきにくい」「GTDのここが分からない」といった感想をよく聞きます――。GTDのバイブル『Getting Things Done』を再翻訳した『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』の監訳を担当した田口元さんがGTDの実践法を解説します。GTDはとっつきにくい、分かりにくいと思っていた人、必読です。(2008/12/25)
デビッド・アレン氏来日
- 提唱者デビッド・アレンさんに聞く、GTD実践法
GTDの提唱者であるデビッド・アレンさんが来日、Biz.IDではアレンさん自身がどうやってGTDを実践しているかを聞いた。(2008/06/17) - デビッド・アレン氏セミナームービー
GTDの提唱者は、GTDを広めるためにどんな試行錯誤をしてきたのか。GTDのこれまでを振り返り、ポイントを語る。(2008/06/16) - デビッド・アレン氏が答える、GTD Q&A
どうしたらGTDをマスターしたといえるの? 週次レビューができないんだけど……、どんなツールをAllenさんは使っているの? 「BIz.ID×GTDイベント」でデビッド・アレン氏に答えてもらった。(2008/06/13) - デビッド・アレンさん来日イベント始まる! 「GTDは我々のような“怠け者”を助ける」
こんにちはデビッド・アレンです――。あのGTDを提唱したデビッド・アレンさんがついに来日し、Biz.ID×GTDのイベントも始まった。さっそくアレンさんのコメントを紹介しよう。(2008/06/13)
理論編
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年の瀬も押し迫った師走、仕事に追われているのは筆者だけではあるまい。特にクリスマスイブでもある今夜は、「大事な人との約束があったのに仕事が忙しくて」なんて断る人もいそうだ。GTDの原典を再翻訳した『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』(二見書房)はそんな人にオススメである。(2008/12/24) - はじめてのGTD
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Biz.ID主催の第2回「GTD徹底研究会」後半のレポートです。参加者に「うまくいっていること」「うまくいっていないこと」を書き出してもらい、共有しながらコメントを加えました。(2006/11/14) - GTD黒帯へのチェックリスト【あなたは何級?】
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