GTDに使えるデジタルツール〜check*pad+R*PADGTD実践ツールガイド(1/2 ページ)

“うまく行く考え方”であってツールは何でもよい──というのがGTDの基本概念だが、自分なりのツールを見つけるまで、GTDの考え方に沿ったサービスを使ってみるのもいい。GTD実践に向けた、ツールの使い方ガイド。

» 2007年06月04日 13時25分 公開
[田口元,ITmedia]

 日々のストレスをなくし、すっきりした頭でどんどん仕事を片付けるための仕事術、GTD。そのGTDを日々実践していくためには次の3つのプロセスが必要である。

  1. 気になること、思いついたことは頭のなかではなくて、どこかに書き出し、「あぁ、あれ忘れていた!」というストレスをなくすこと。
  2. そのようにして書き出した項目を定期的に見直し、常に正しい優先順位を立てられるようにすること。
  3. 適切なリマインダーを設定することで「見直すべきこと、やるべきことを忘れちゃだめだ……」ということ自体を忘れ、頭をすっきりさせること。

 これらのプロセスを日々の生活や仕事に組み入れることによって、GTDがうまく実践できるようになる。そのためのツールは個々人のライフスタイルに合わせて紙やペン、オンライン上のツールなどを使い分けるとよいだろう。

 今回はGTDに使えるデジタルツールの1つとして、To Doリスト管理ツール「check*pad」と、シンプルなリマインダーツール「R*PAD」を紹介する。これらのツールは筆者がGTDを実践するために設計、開発したものである。これらのツールの、どの機能をどう使えばGTDをうまく実践できるのかを以下に説明していこう。

気になること、思いついたことを書き出すツールとしてのcheck*pad

 何かアイデアを思いついたら即、どこかに書き出す習慣をつけるべきである。頭はあなたが思っている程物覚えがよくないからだ。

 check*padを使えば、ブラウザさえあればどこでもアイデアを書きとめておける。またリスト別に管理ができるので項目の分類も可能だ。

 「思いついたことをささっとメモする」機能に特化しているので、余計な入力項目がないのも特徴である。期限を設定したり優先順位を設定したりする機能は、あえて実装していない。もちろんそうした項目が必要になるケースもあるのだが、それよりも入力項目を最小限にして「入力のストレスをなるべく減らす」設計になっている。

check*padで設定する項目は必要最小限である

 一般的には期限や優先順位は頻繁に変わっていくものである。それならば全体をすっきり見渡せることを優先し、期限や優先順位を設定し直す作業ばかりしていて作業自体が進んでいない……とならないようにしている。

 ただし、こうした機能の制限がある中でも、優先順位や期限をうまく設定しているユーザーもいる。項目の最初に「05/23」といった日付や「A」「B」などの優先順位を入れることで処理しているのだ。こうしておけば、check*padの項目をアルファベット順に並び替える機能を使って、優先順位順や日付順にすぐに並べ替えることができるからだ。

項目の並び替えが可能なので項目の最初に優先順位を付けて管理している人も多い

 また「さっと思いついたことをメモする」ために、携帯にも対応している。出先でPCがないときでもリストを見直しつつ、項目を追加していくことができる。

 さらに特定のリストには、項目追加用メールアドレスを発行することもできる。このメールアドレスにメールを送れば、本文に書いた項目がそのリストに追加されていく(本文に複数行書けばそれぞれの行が1つの項目として追加される)。

 この機能をうまく使えば、満員電車で思いついたことでもメールだけでさっと項目を追加することができる。メールなので常にオンラインになっている必要もない。地下で携帯が通じないところでも、メールだけ書いておき、あとでまとめて送信することができる。

自分のリストを常に見直すツールとしてのcheck*pad

 やりたいこと、やるべきことのリストは最低でも週に1度はすべて見直す必要がある。そうしないと「全体を把握せずに、思いついたことだけをやっている状態」となり、仕事を片付けても片付けても「これでうまくいっているのだろうか……」という焦燥感だけが残る。

 そのために、自分がやりたいことのリストは簡単に見直せるように管理しておく必要がある。check*padならブラウザさえあればいつでもどこでもリストの見直しが可能だ。携帯にも対応しているので、出先でもリストをチェックできる。

 そうはいっても、こうしたリストの見直しはだんだんと億劫になってくるものである。意志の強い人ならば定期的に見ていくこともできるが、一般的には「リストを作るときは楽しかったが、それ以降見ていない……」という状態に陥ることが多い。

 そこでお勧めしたいのが、check*padの「モーニングリスト機能」である。この機能はある特定のリストを、毎朝好きな時間に好きなメールアドレスに配信する機能である。日々やることのリストや、中長期的な目標のリストを毎朝携帯に配信するように設定している人も多い。

 そしてこのモーニングリストには「リストの内容と合わせて名言を配信する」というオプションがある。古今東西の成功者の名言を毎朝読むことができる人気機能である。ただ単にリストの内容が送られてくるだけだとメールを開くのが面倒になるが、名言が楽しみでリストを見直す、という人も多い。こうした工夫によって「リストを常に見直さなくては」と意識しておくことができる仕組みになっているのだ。

モーニングリストでは成功者の名言付きで配信するオプションがある

 あまり知られていない機能としては、check*padの印刷機能がある。check*padのリストには印刷用のスタイルが設定してあるので、紙で持ち歩きたい、というときには便利だ。印刷時にはヘッダやフッタなどの項目は省いてすっきりとしたリストのみを持ち歩くことができる。

今ならできるGTD


デビッド・アレン氏来日


理論編

  • news101.jpgイブに「仕事で会えない」をなくすには――『ストレスフリーの整理術』
    年の瀬も押し迫った師走、仕事に追われているのは筆者だけではあるまい。特にクリスマスイブでもある今夜は、「大事な人との約束があったのに仕事が忙しくて」なんて断る人もいそうだ。GTDの原典を再翻訳した『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』(二見書房)はそんな人にオススメである。(2008/12/24)

  • news003.jpgはじめてのGTD
    ストレスフリーの仕事術、GTD。海外のナレッジワーカーには常識になりつつあるこの仕事術、あなたはもう試してみましたか?(2006/06/27)

  • news010.jpg図解GTD──5つのプロセスをイメージで捉えよう
    GTDのフローチャートは分かったが、それぞれがどのような意味を持っているのか実感するのは難しいものです。今回は、“机”を例にGTDのプロセスをイメージしてみましょう。(2006/07/21)

  • news080.jpgGTDのそこが知りたい
    ストレスフリーの仕事術──GTD。その内容について、よく聞かれる質問をFAQ形式でまとめました。「GTDとは何の略ですか?」「今までの仕事術は何が違うの?」「どうなったら終わりなの?」などなど──。(2006/06/27)


実践編

  • news097.jpg写真でわかるGTD(初回編)
    GTDってどういうものなのかは分かったが、では実践するにはどうすればいいのかイメージがわかない方もいるでしょう。今回は、GTD初めてのITmediaスタッフが、実際にチャレンジしてみます。(2006/06/29)

  • news033.jpg写真でわかるGTD(週次レビュー編)
    GTDをITmediaスタッフが実践。その様子を順を追って写真で紹介する「写真でわかるGTD」。今回は、GTDで最も重要だといわれる「週次レビュー」の実際を見てみます。(2006/07/11)

  • news051.jpg写真でわかるGTD(導入2カ月後)
    GTDをITmediaスタッフが実践。その様子を順を追って写真で紹介する「写真でわかるGTD」。最終回となる今回は、GTD導入から2カ月後の彼らの様子をリポートします。(2006/09/12)

  • news015.jpgGTD徹底研究会でわかったこと
    ブロガーを招いて開催したGTD徹底研究会。初めてGTDに触れる方からのフィードバックを中心に、GTDでつまづく点や戸惑う点をまとめました。(GTDまとめページへ)(2006/08/24)

  • news034.jpg第2回GTD徹底研究会──「書き出し」と「分類」のポイントは?
    Biz.ID主催、第2回めとなるGTD徹底研究会を開きました。今回は、「気になることの書き出し」→「分類」をしていただき、2週間後には週次レビューについてのディスカッションを行います。(2006/10/30)

  • news109.jpgGTD導入のつまづきを解決――第2回徹底研究会
    Biz.ID主催の第2回「GTD徹底研究会」後半のレポートです。参加者に「うまくいっていること」「うまくいっていないこと」を書き出してもらい、共有しながらコメントを加えました。(2006/11/14)

  • news041.jpgGTD黒帯へのチェックリスト【あなたは何級?】
    GTDを始めてからうまく実践できるようになるまで、いくつか達成すべき“マイルストーン”があります。どこまでできていればGTDが何級なのか? チェックリストで確認してみましょう。(2007/06/01)


関連ツール編

  • news053.jpgアイデアを書き留めるツールを持とう
    GTDをマスターしたら、次のステップはどうアイデアをモノにするか。“アイデアをメモする”という習慣を作るには、便利なツールが欠かせません。(2006/07/28)

  • news064.jpgGTDに役立つトリガーリスト
    GTD最初の難関は「収集」のプロセス。頭の中の「気になること」を吐き出すための「トリガーリスト」を用意した。(2006/07/14)

  • news061.jpg“実践”GTD週次レビューチェックリスト
    GTDの実践に欠かすことのできない「週次レビュー」。百式主宰の田口元氏が自らのチェックリストを紹介する。(2006/08/09)

  • news014.jpgリマインダーを使いこなそう!
    GTDでは、さまざまなツールを使って「思い出さざるを得ない」状況を作ることを薦めています。「特定の時間」だけのリマインダーだけでなく、「特定の場所」からのリマインダーも活用してみましょう。(2006/09/04)

  • news031.gifGTDに使えるデジタルツール〜check*pad+R*PAD
    “うまく行く考え方”であってツールは何でもよい──というのがGTDの基本概念だが、自分なりのツールを見つけるまで、GTDの考え方に沿ったサービスを使ってみるのもいい。GTD実践に向けた、ツールの使い方ガイド。(2007/06/04)

  • news052.gifGTDに使えるデジタルツール──Remember The Milk
    GTDを実践していく上で“使える”デジタルツールにはどのようなものがあるだろうか。前回の「check*pad+R*PAD」に続いて紹介したいのが「Remember The Milk」(RTM)だ。(2007/06/11)

  • news006.gifGTDで使えるデジタルツール──Gmail
    普段からGmailを使っている方に最適──。Gmailのラベルやフィルタを活用して、GTDを実践する方法を紹介します。(2007/06/20)


コラム編


リンク集

  • GTD関連リンク集
    ここではGTDをさらに理解するためのサイトや、GTDを実践するためのツールをご紹介していきます。(2006/06/27)


       1|2 次のページへ

Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.

注目のテーマ