コラム
» 2020年09月30日 07時00分 公開

Excelと会計ソフトで請求書を自動作成 RPAの基本的な使い方中小企業の経理業務効率化 一歩一歩(2/3 ページ)

[企業実務]

・(1)業務フローの洗い出し

 RPAソフトを操作する前に行うことがあります。それは、業務フローの洗い出しです。これがきちんとできないと、RPAソフトを操作する段階で作業が止まってしまいます。

 業務フローを洗い出すには、紙に書き出してもよいですし、ソフトを使ってチャート図を作成してもよいでしょう(図1)。大切なことは、必要な作業を漏れなく書き出すことです。

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・(2)手順書の作成

 業務フローを元に、RPAソフトで手順書(UiPath では「シーケンス」と呼ばれます)を作成していきます。自動化するさまざまなアクティビティー(ブラウザを開く、ボタンをクリックするなどの操作)をシーケンスに追加することによって自動化のフローをつくっていきます(図2)。

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 ただ、一から作成していくのは大変ですので、おすすめはレコーディング機能の活用です。レコーディング機能とは、Excelのマクロ機能のように、ユーザーが行う操作を記録し、シーケンスを自動で作成してくれる機能です。いったん自動化したいことを全てレコーディングし、必要に応じて修正していく方法が効率的です。

・(3)プログラムの修正

 シーケンスを一通り作成したら、適宜プログラムを修正していきます。

 例えば、「Excelの○○シートの○○列に入力されている値を最後の行まで繰り返し転記する」といったことは、レコーディング機能だけでは行えず、別途指示を加えなければなりません。

 このときに、プログラミングの知識(繰り返し処理、変数等)が必要になります。とはいえ、プログラムを実際に打ち込む必要はありません。したいこと(アクティビティー)をシーケンスにドラッグし、処理に必要な項目を設定していくだけでプログラムを動かすことができます。

・(4)テスト

 プログラムの修正が完了したら、実際に実行して正しく自動化できるかをテストします。実際は一気につくってテストをするのではなく、部分的にテスト⇒修正を繰り返すことが通常です。ここで、必ずといってよいほどエラーが出ますので、1つずつ地道につぶしていくことが肝要です。

RPAの具体的な活用例

 実際に、著者が活用しているRPAを2つ紹介します。

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