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» 2020年11月20日 07時00分 公開

驚きの成果:「面接のオンライン化」だけでは失敗する! Googleドライブ、Slackもフル活用、「採用業務オンライン化」攻略法 (3/4)

[長田聡,ITmedia]

GoogleドライブとSlackを活用した情報管理術

 そこで当社では、Googleドライブで応募者の書類を管理する運用をとりました。

 「選考中」「合格」「不合格」のディレクトリを作り、さらに「選考中」ディレクトリの下にさらに募集ポジションごとにディレクトリを設置します。その下に各応募者別のディレクトリを作るようにしました。構成を図にすると以下のようになります(実際にはもう少し複雑な運用ですが、ここでは説明のため簡略化しています)。

photo

 募集ポジションごとで、直接採用に関わる社員のみにディレクトリへのアクセス権限を付与しています。これにより閲覧者を限定し、関係者以外が個人情報へアクセスできないようにしています。また、ステータスが進んで「合格」「不合格」ディレクトリに移されると、面接担当者であっても応募者の情報を見ることはできなくなります。

 以上の運用で、採用に関わる書類のデジタル化も問題なく進めていくことができました。

採用情報の管理はSlackのプライベートチャンネルを利用

 面接をオンライン化し、書類もGoogleドライブ上で管理できるようになったので、最後は応募者や選考結果などの情報を関係者でどのように共有するかを考えました。

 当社では、それらの情報を適切に管理するためにSlackのプライベートチャンネルを活用することにしました。募集ポジションごとに採用に直接関係する社員だけが参加できます。

 そのプライベートチャンネルを使って、面接官へは応募者のディレクトリのURLのみを共有し、ファイルのやりとりはしない運用にしました。URLのみの共有であればミスが少なく、万が一ミスが起きた場合も意図しないメンバーに個人情報が漏れることはありません。

photo Slackのチャンネルは、募集ポジションや事業部ごとに、さまざまなものを用意。例えばAさんの一次面接の関係者に、Slackで連絡を取ったり、Googleドライブのリンクから関連情報を共有したりしている

 募集ポジションの社内ヒアリング・要件定義の際も情報管理を徹底しています。これは、誰かの退職など、あまりポジティブでない理由による募集もあるからです。Slackや社内の情報共有ツールであるConfluenceで一時的に閲覧者を制限してやりとりをするときもあります。

 前述の通りSlackやConfluenceといったツールは業務で使い慣れていたため、それらを利用して採用業務を改善していきました。

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